Was ist AVA-Software? Digitale Lösungen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung

Einführung in AVA-Software

AVA steht für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung – drei wichtige Phasen im Bauprozess. Eine AVA-Software ist ein digitales Werkzeug, das genau diese Phasen unterstützt und den gesamten Prozess datentechnisch abbildet​. Statt alles manuell in Word- oder Excel-Dokumenten zu pflegen, hilft AVA-Software dabei, Ausschreibungen effizient zu erstellen, Angebote zu vergleichen und Bauleistungen ordentlich abzurechnen. Sie richtet sich an alle, die Bauprojekte planen und abwickeln: Architekten, Bauleiter, Fachplaner, Ingenieure und auch Bauunternehmen. Kurz gesagt, AVA-Software ist für jeden gedacht, der an Bauprojekten beteiligt ist und Ausschreibungen erstellt oder Angebote bewertet – vom kleinen Planungsbüro bis zum großen Baukonzern.

Für Einsteiger mag der Begriff zunächst abstrakt klingen. Doch im Kern ist AVA-Software eine Bauprojektsoftware, spezialisiert darauf, den bürokratischen Teil eines Bauprojekts zu erleichtern. Sie ist oft auch bekannt als Ausschreibungssoftware, da ein wesentlicher Bestandteil die Erstellung von Leistungsverzeichnissen (Ausschreibungsunterlagen) ist. Moderne AVA-Programme unterstützen heute nicht nur Architekten und Ingenieure, sondern alle Beteiligten im Ausschreibungsprozess​.

Was leistet AVA-Software? –
Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung im Bauprozess

Ein Bauprojekt durchläuft – vereinfacht gesagt – die Phasen Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung, bevor es abgeschlossen ist. AVA-Software begleitet diesen Prozess Schritt für Schritt und stellt sicher, dass alles sauber dokumentiert und kalkuliert wird. Schauen wir uns die drei Begriffe im Einzelnen an:

Ausschreibung:
Das Leistungsverzeichnis erstellen

Unter Ausschreibung versteht man das Erstellen und Verteilen von Vergabeunterlagen, um Angebote von verschiedenen Firmen für eine Bauleistung einzuholen​. In dieser Phase erstellen Planer (z. B. Architekten) ein Leistungsverzeichnis (LV) – eine detaillierte Beschreibung aller auszuführenden Arbeiten und Materialien. Dieses Dokument muss eindeutig, vollständig und technisch korrekt sein, damit alle Bieter auf derselben Grundlage Angebote abgeben können. Eine AVA-Software hilft dabei, solche Leistungsverzeichnisse strukturiert zu erstellen. Oft sind in AVA-Programmen bereits Textbausteine und Standards hinterlegt oder es gibt Schnittstellen zu Ausschreibungstext-Datenbanken (z. B. Sirados, STLB-Bau), sodass typische Positionen nicht neu erfunden werden müssen. Ist das Leistungsverzeichnis (LV) fertig, verschickt man die Ausschreibung an geeignete Unternehmen, etwa Bauunternehmen oder Handwerksbetriebe, direkt aus der Software.

Vergabe:
Angebote vergleichen und Auftrag erteilen

Nach der Ausschreibung erhalten Sie Angebote der verschiedenen Bieter. In der Phase Vergabe werden diese Angebote geprüft und verglichen. Hier kommt die AVA-Software besonders zum Tragen: Alle eingegangenen Preise können im Programm den jeweiligen Positionen im Leistungsverzeichnis zugeordnet werden. Die Software erstellt einen Preisspiegel, also eine tabellarische Gegenüberstellung der Angebote​. So sieht man auf einen Blick, welcher Bieter für welche Leistung welchen Preis vorschlägt. Unterschiede und Auffälligkeiten lassen sich leicht erkennen, ohne mühsam manuell Tabellen zu erstellen. Hat man den wirtschaftlichsten Anbieter gefunden (oder nach Verhandlungen festgelegt), erfolgt die Zuschlagserteilung – also der Auftrag wird an den Gewinner vergeben. Auch dabei unterstützt die AVA-Software, etwa indem sie automatisch Vergabeschreiben (Zuschlagsschreiben) generiert und die Ergebnisse dokumentiert. Dieser digitale Prozess spart enorm Zeit und reduziert Fehler, weil nichts per Hand berechnet oder übertragen werden muss.

Abrechnung:
Durchführung nachverfolgen und Kosten abrechnen

Ist der Auftrag vergeben und die Bauausführung im Gange, folgt die Abrechnung der erbrachten Leistungen. Während gebaut wird und nach Fertigstellung müssen alle tatsächlich ausgeführten Arbeiten und gelieferten Mengen erfasst und mit dem Auftrag verglichen werden. In der Abrechnungsphase erstellt der Auftragnehmer beispielsweise Abschlagsrechnungen (für bereits geleistete Teilarbeiten) und am Ende die Schlussrechnung. Die AVA-Software hilft dem Bauleiter oder Architekten, die vom Unternehmen eingereichten Rechnungen anhand der vereinbarten Einheitspreise und der ausgeführten Mengen zu prüfen. Dazu können Mengenberechnungen (Aufmaße) direkt in der Software erfasst oder aus CAD-Plänen übernommen werden. Das Programm stellt sicher, dass nur das bezahlt wird, was vereinbart und geleistet wurde, und dokumentiert alle Zahlungen sowie eventuelle Nachträge nachvollziehbar. Am Ende hat man eine vollständige, übersichtliche Bauabrechnung – alle Leistungen und Kosten sind digital erfasst. Auch Kostenkontrolle und Kostensteuerung greifen hier: AVA-Software ermöglicht es, Soll- und Ist-Kosten gegenüberzustellen und so das Budget im Blick zu behalten.

Weitere Funktionen:
Kostenplanung, Terminmanagement und BIM-Integration

Neben diesen Kernfunktionen unterstützt AVA-Software oft noch weitere Aufgaben im Projekt. Häufig kann man bereits in frühen Projektphasen Kosten schätzen und diese später mit den Ausschreibungsergebnissen vergleichen (Stichwort: Kostenplanung). Zudem gibt es meist Funktionen oder Schnittstellen zur Terminplanung (Bauzeitenplan) oder eine Verzahnung mit BIM-Modellen (Building Information Modeling), um z. B. Mengen aus einem 3D-Modell zu ermitteln​. Der Fokus bleibt jedoch darauf, die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung möglichst nahtlos digital abzubilden.

Ein Blick auf unsere AVA-Software ASBwin

Um das Ganze greifbarer zu machen, werfen wir einen kurzen Blick auf eine konkrete Lösung aus unserem Haus: ASBwin. Dabei handelt es sich um eine seit vielen Jahren bewährte AVA-Software, die von Heitker entwickelt wurde. ASBwin wird von Architektur- und Ingenieurbüros, öffentlichen Planungsabteilungen, Wohnungsbaugesellschaften und Bauunternehmen gleichermaßen eingesetzt​. Mit über 25 Jahren am Markt hat sich ASBwin als professionelles Ausschreibungsprogramm etabliert, das in allen Leistungsphasen von Ausschreibung bis Abrechnung unterstützt. In mehr als 10.000 Planungsbüros und bei über 20.000 Anwendern gehört ASBwin zum Arbeitsalltag – vom kleinen Büro bis zum globalen Konzern​.

Was macht ASBwin aus?

Zum einen deckt ASBwin sämtliche Kernfunktionen ab, die für eine durchgängige AVA-Prozesskette benötigt werden: Vom Erstellen des Leistungsverzeichnisses über den Preisspiegel bis zur Rechnungsprüfung ist alles in einem System möglich. Zum anderen ist ASBwin modular aufgebaut, sodass unterschiedliche Anwender genau die Funktionen nutzen können, die sie benötigen. Spezialmodule ermöglichen den Einsatz sowohl im Hochbau als auch im Tiefbau, für Gebäudetechnik-Planer oder Gutachter – jeder Bauprofi findet das passende Werkzeug. Natürlich unterstützt ASBwin die gängigen Schnittstellen wie GAEB und lässt sich VOB-konforme Dokumente erstellen, damit Ausschreibungen rechtssicher und normgerecht sind. Zudem wurde Wert auf Benutzerfreundlichkeit gelegt: Trotz Funktionsvielfalt ist die Oberfläche übersichtlich gehalten, sodass auch Einsteiger sich zurechtfinden.

Mehr über ASBwin

Warum setzen Architekten und Bauunternehmen AVA-Software ein?

Man könnte sagen: AVA-Software ist in vielen Planungs- und Bauunternehmen heute unverzichtbar. Aber warum? Hier einige Gründe aus Sicht verschiedener Beteiligter im Bauwesen:

Architekten und Planer

Für Architekten, Ingenieure und Planer bedeutet AVA-Software vor allem Arbeitserleichterung. Die Erstellung einer Ausschreibung mit vielen Leistungspositionen wird enorm beschleunigt, weil man auf Vorlagen und intelligente Funktionen zurückgreifen kann. Das Programm warnt z. B., wenn wichtige Angaben fehlen, und hilft, alle Positionen konsistent zu halten. Außerdem behalten Architekten mit AVA-Software die Kosten im Griff: Von der ersten Kostenschätzung über Angebote bis zur Abrechnung lassen sich alle Zahlen vergleichen und kontrollieren. Das reduziert das Risiko von Budgetüberschreitungen. Nicht zuletzt ist für viele Planungsbüros die Professionalität ein Grund: Mit einer strukturierten, gedruckten Ausschreibung nach DIN und einer klaren Angebotsauswertung tritt man gegenüber Bauherren souverän auf. Es zeigt, dass das Büro modern und zuverlässig arbeitet.

Bauherren und Projektentwickler

Auch wenn Bauherren selbst oft keine Leistungsverzeichnisse schreiben, profitieren sie indirekt davon, wenn ihre Planer AVA-Software einsetzen. Die Angebote sind vergleichbarer, die Kosten transparenter und Änderungen schneller nachvollziehbar. In Zeiten von digitaler Bauplanung und BIM verlangen viele Auftraggeber, dass Projektbeteiligte mit digitalen Werkzeugen arbeiten, um Effizienz und Kollaboration zu gewährleisten. Eine AVA-Software ist da ein zentrales Element, um Projektinformationen zwischen Bauherr, Planer und Baufirma reibungslos fließen zu lassen.

Unser Fazit

AVA-Software ist das digitale Rückgrat für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung im Bauwesen. Sie nimmt Routinearbeiten ab, schafft klare Abläufe und hilft, Projekte wirtschaftlich und strukturiert zum Erfolg zu führen. Für Einsteiger bietet eine gute Lösung einen schnellen Zugang: Wer einmal ein Leistungsverzeichnis oder einen Preisspiegel mit Software erstellt hat, möchte nicht mehr zur Tabellenkalkulation zurück.

Die digitale Arbeitsweise erhöht die Qualität der Ausschreibungen und macht es leichter, auch komplexe Bauvorhaben effizient zu steuern. Digitale AVA ist längst kein Luxus mehr – sondern Standard in der zeitgemäßen Bauplanung. Wer als Architekt, Planer oder Bauunternehmer noch zögert, sollte den Schritt wagen: Die Einarbeitung lohnt sich, und mit einem erfahrenen Partner an der Seite gelingt der Umstieg einfacher als gedacht.