Eine AVA-Software ist speziell für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung entwickelt, während Excel ein allgemeines Tool ist. Dadurch automatisiert AVA-Software viele Schritte (LV-Erstellung, Angebotsvergleich, Rechnungsprüfung), was enorm Zeit spart. Außerdem werden Fehler reduziert, da alle Daten konsistent in einer Datenbank gehalten und weiterverarbeitet werden. Funktionen wie GAEB-Export/Import, Preisspiegel oder Nachtragsverwaltung sind in AVA-Programmen integriert – Excel bietet all das nicht ohne umfangreiche Handarbeit.
22:00 Lesezeit
Vorteile einer AVA-Software gegenüber Excel & Co. bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung
Excel-Tabellen werden in vielen Planungsbüros als Werkzeug für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) eingesetzt – schließlich hat fast jeder die Office-Programme zur Hand. Doch im Projektalltag stößt Excel schnell an seine Grenzen. In diesem Beitrag beleuchten wir, welche Probleme dabei auftreten, warum eine spezialisierte AVA-Software Abhilfe schafft und wie der Umstieg von Excel auf ein AVA-Programm gelingt.
Warum Excel & Co. so verbreitet sind
Excel und andere Office-Tools sind in nahezu jedem Büro vorhanden und verursachen zunächst keine zusätzlichen Kosten. Viele Architekturbüros und Planer nutzen Excel einfach, weil es verfügbar ist und die Mitarbeitenden damit vertraut sind. Eine Ausschreibung in Excel zu erstellen scheint naheliegend – man hat früher vielleicht eigene Vorlagen entwickelt und mit „Speichern unter“ für neue Projekte dupliziert. Zudem bietet Excel gewisse Freiheit: Man kann Tabellen frei gestalten, Formeln definieren und ohne Schulung direkt loslegen. Dieser "Quickstart" und das Motto „Never change a running system“ führen dazu, dass Excel & Co. in der Branche weit verbreitet sind.
Allerdings bedeutet verbreitet nicht automatisch optimal. Oft wird aus Gewohnheit an Office-Lösungen festgehalten, selbst wenn diese eigentlich zweckentfremdet werden. Bevor wir zeigen, wie AVA-Software speziell fürs Bauwesen Vorteile bietet, schauen wir uns an, wo Excel & Co. im Ausschreibungsprozess an ihre Grenzen stoßen.
Wo Excel an seine Grenzen stößt
Auch wenn Excel mächtig ist, treten im Bau-Alltag einer Ausschreibung einige typische Probleme auf, wenn man ausschließlich mit Tabellenkalkulationen und Textverarbeitung arbeitet. Im Folgenden die größten Schwachstellen:
1. Fehleranfälligkeit und manueller Aufwand
Excel-Dateien werden in komplexen Projekten schnell unübersichtlich: Viele Positionen, Formeln und manuelle Übertragungen führen zu Fehlern und hohem Kontrollaufwand. Angebote müssen oft per Hand eingetragen werden, was Zahlendreher und Inkonsistenzen begünstigt. Zudem aktualisiert Excel abhängige Werte nicht automatisch – jede Änderung muss manuell nachgepflegt werden. Dadurch bleibt die Arbeit fehleranfällig und zeitintensiv.
2. Fehlende Schnittstellen: GAEB und Medienbrüche
Ein typisches Problem: Ein LV wird in Excel erstellt, an mehrere Firmen versendet und kommt in unterschiedlich ausgefüllten Dateien zurück. Alles muss händisch zusammengeführt werden – inklusive Preisvergleich und Preisspiegel. Das ist fehleranfällig und kostet viel Zeit. GAEB als Standard für den digitalen Datenaustausch wird von Excel nicht unterstützt. Angebote müssen daher manuell übertragen oder konvertiert werden, was Datensicherheit und Einheitlichkeit erschwert. Das Ergebnis sind Medienbrüche: unterschiedliche Formate, veränderbare Inhalte und fehlende konsistente Daten. Einheitliche digitale Abläufe sind so kaum möglich.
3. Mangelnde Übersicht und Transparenz
Excel-Dateien eignen sich kaum zur strukturierten Dokumentation komplexer Abläufe. Schnell entstehen mehrere Versionen, deren Bearbeitungsstand schwer nachvollziehbar ist. Versionierung oder Benutzerrechte fehlen vollständig. Änderungen müssen manuell dokumentiert werden – nachvollziehbar ist später oft wenig. Auch Auswertungen wie Preisspiegel lassen sich nur mühsam und fehleranfällig erstellen, da Excel keine passenden Funktionen bietet. Ohne zentrale Datenbasis und automatische Auswertungen verlieren Planer schnell den Überblick.
4. Eingeschränkte Zusammenarbeit und Skalierbarkeit
Wenn mehrere Personen an einer Ausschreibung arbeiten, stößt Excel schnell an Grenzen: Dateien können kaum gleichzeitig bearbeitet werden, mehrere Versionen entstehen und große LVs bremsen die Performance. Abstimmung und Pflege werden dadurch mühsam. Office-Tools sind letztlich Einzelplatz-Werkzeuge – moderne Teams benötigen jedoch Lösungen, die im Netzwerk oder in der Cloud laufen und paralleles Arbeiten ermöglichen. Nachdem wir diese Schwachstellen betrachtet haben, folgt nun: Was macht eine AVA-Software besser?
Was eine AVA-Software besser macht
Eine AVA-Software ist speziell für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung konzipiert. Sie digitalisiert diese Prozesse end-to-end und erleichtert die Arbeit. Im Gegensatz zu Excel- und Word-Dateien schafft eine AVA-Lösung strukturierte, effiziente und rechtssichere Abläufe. Im Folgenden die wichtigsten Vorteile einer AVA-Software gegenüber Excel & Co.
Automatisierung und Zeitersparnis
Eine gute AVA-Software nimmt Ihnen viel Tipparbeit und manuelle Rechenarbeit ab. Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert – etwa das Erzeugen von Vergabeunterlagen oder das Auswerten von Angeboten. Was früher Stunden in Anspruch nahm, erledigt die Software in Minuten. Theoretisch ließen sich Ausschreibung, Angebotsvergleich und Abrechnung zwar auch mit Office-Programmen bewältigen, praktisch spart eine AVA-Software aber enorm viel Zeit und hält alle Daten konsistent aktuell. Die gewonnene Zeit können Architekten und Planer für wichtigere Aufgaben nutzen – z. B. die eigentliche Planung und Bauüberwachung anstatt Excel-Dateien zu pflegen.
Ein Beispiel: Alle Angebote liegen vor und ein Preisspiegel soll erstellt werden. Via GAEB-Import kann die AVA-Software alle Angebote auf Knopfdruck einlesen, die Strukturen bleiben einheitlich und binnen Sekunden ermittelt das Programm den günstigsten und teuersten Anbieter. Ein geübter Excel-Nutzer könnte das vielleicht auch – aber es wäre eine eher zeitaufwändige Übung. Hier zeigt sich die enorme Effizienzsteigerung durch AVA-Tools.
Weniger Fehler und höhere Genauigkeit
Dadurch, dass alle Informationen in der AVA-Software zentral erfasst und weiterverarbeitet werden, werden Fehlerquellen minimiert. Manuelle Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an: Jede Leistungsposition wird nur einmal erfasst und dann digital weitergereicht. Änderungen – etwa geänderte Mengen oder Einheitspreise – gibt man nur an einer Stelle ein; das System aktualisiert sofort alle abhängigen Werte. So werden Inkonsistenzen vermieden und sichergestellt, dass z. B. Summen im Leistungsverzeichnis immer mit denen in der Kostenübersicht übereinstimmen.
Zudem verfügen AVA-Programme oft über Plausibilitätsprüfungen und Assistenten. Diese warnen z. B., wenn wichtige Angaben fehlen oder offensichtlich unrealistische Preise eingegeben wurden. Solche Fachprüfungen kennt Excel nicht. Durch diese Qualitätssicherung in der Software – die Hersteller testen ihre Programme gründlich – werden Fehler, die sonst mühsame Fehlersuchen auslösen könnten, im Vorfeld eliminiert. Insgesamt arbeitet man mit einer AVA-Software genauer und verlässlicher.
Übersicht, Vergleichbarkeit und Kostentransparenz
AVA-Software ist darauf ausgelegt, Überblick zu schaffen. Integrierte Funktionen wie der Preisspiegel erlauben es, Angebote transparent gegenüberzustellen und auszuwerten. Das Programm zeigt zum Beispiel pro Position alle Preise nebeneinander und markiert Auffälligkeiten (z. B. Extremwerte). Berichte und Auswertungen – von detaillierten Preisvergleichen bis zu Gesamtprojektauswertungen – sind auf Knopfdruck verfügbar. Dadurch können Planer fundierte Entscheidungen bei der Vergabe treffen, ohne mühsam eigene Excel-Pivot-Tabellen bauen zu müssen.
Ebenso hilft die Software bei der Kostenkontrolle: Sie erlaubt einen ständigen Soll-Ist-Vergleich der Kosten über alle Projektphasen hinweg. Von der ersten Kostenschätzung bis zur Schlussrechnung sind alle Zahlen im System verknüpft und auswertbar. Budgetabweichungen erkennt man frühzeitig, sodass Gegensteuern möglich ist. Excel erfordert hierfür manuell gepflegte separate Listen; in der AVA-Software ist das Kostenmanagement integriert und jederzeit abrufbar – ohne zusätzliche Tabellen führen zu müssen.
Standards und Schnittstellen (GAEB, DIN 276, etc.)
Ein großer Pluspunkt von AVA-Programmen ist die Unterstützung branchenüblicher Standards. Ihre Ausschreibungen werden z. B. automatisch VOB-gerecht und DIN-konform formatiert (nach DIN 276 Kostengliederung etc.). Mit vordefinierten Formblättern und Ausgaben nach Vergabehandbuch-Vorgaben ist sichergestellt, dass Ihre Unterlagen formal korrekt sind. In Excel müsste man solche Formatierungen und Normvorgaben von Hand beachten.
Vor allem verfügen nahezu alle AVA-Lösungen über GAEB-Schnittstellen, den deutschen Standard für den elektronischen Austausch von Ausschreibungsdaten. Damit können Sie Ihr Leistungsverzeichnis per GAEB-Datei an Bieter übermitteln und Angebote wiederum elektronisch einlesen – ohne Medienbruch. Auch weitere Schnittstellen sind üblich, etwa zu Baukosten-Datenbanken, Terminplan-Software oder Vergabeplattformen. So erhöht die Software die Kompatibilität und verhindert doppelten Aufwand bei der Dateneingabe. Excel hingegen wäre isoliert; jede externe Auswertung oder Weiterverarbeitung erfordert extra Schritte.
BIM-Integration und Zukunftsfähigkeit
Viele aktuelle AVA-Lösungen sind bereit für Building Information Modeling (BIM). Über IFC-Schnittstellen lassen sich 3D-Gebäudemodelle einlesen und daraus automatisiert Leistungsverzeichnisse mit Mengen generieren. Änderungen im Planungsmodell können direkt ins LV übernommen werden, ohne dass jemand von Hand Mengen neu berechnen muss. Excel & Co. sind mit solchen zukunftsweisenden Prozessen überfordert – hier müsste man alle Daten händisch übertragen. Mit einer BIM-Anbindung hingegen verhindern Sie Doppelerfassungen und beschleunigen die Arbeit, da Planänderungen sofort in den Ausschreibungsunterlagen berücksichtigt werden.
Auch abseits von BIM gilt: Spezialsoftware wird kontinuierlich weiterentwickelt, um zukünftige Anforderungen abzudecken. Sei es die Anbindung an neue Vergabeportale, elektronische Rechnungsformate oder Auswertungsmethoden – mit einer etablierten AVA-Software sind Sie zukunftssicher aufgestellt. Office-Tools können mit diesen branchenspezifischen Entwicklungen meist nicht Schritt halten.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
In einem AVA-System sind alle Schritte und Änderungen lückenlos dokumentiert. Jede Angebotsauswertung, jede Änderung am LV, jeder Nachtrag und jede Prüfbemerkung bei Rechnungen bleibt gespeichert. Kommt es später zu Unklarheiten oder Prüfungen, kann man im System genau nachvollziehen, welcher Stand wann gegolten hat – inklusive Zeitstempel und oft Benutzerkennung. Anstatt wie früher in diversen Ordnern, Zetteln oder unterschiedlichen Excel-Dateien zu suchen, hat man eine zentrale, aktuelle Informationsquelle – eine Single Source of Truth fürs Projekt.
Gerade für öffentliche Auftraggeber oder größere Projekte ist diese Dokumentation wichtig, um z. B. bei Nachprüfungsverfahren belegen zu können, dass alles korrekt ablief. Excel bietet so etwas nicht: Hier müsste man händisch Protokolle führen oder Dateiversionen sichern, was fehleranfällig ist. Rechtssicherheit und professionelle Dokumentation sind mit AVA-Software deutlich einfacher zu erreichen.
Praxisbeispiele aus dem AVA-Alltag
Um die Unterschiede praxisnah zu verdeutlichen, hier einige typische Situationen aus dem Projektalltag und wie sie sich mit Excel vs. AVA-Software darstellen:
Beispiel 1:
Nachträge ohne Chaos bearbeiten
Situation: Nach der Vergabe kommt es zu Änderungen – etwa zusätzliche Leistungen oder geänderte Mengen (klassischer Nachtrag).
Excel: Der Planer passt die Excel-LV-Datei an, fügt neue Zeilen hinzu oder ändert Mengen. Schnell entsteht Verwirrung: Welche Änderungen gab es gegenüber dem ursprünglichen Vertrag? Wurde die Summe überall aktualisiert? Im schlimmsten Fall überschreibt man versehentlich den ursprünglichen Stand. Eine saubere Dokumentation der Nachträge erfordert separate Tabellen oder Kommentare.
AVA-Software: Nachträge lassen sich als solche im System anlegen, ohne die Ursprungspreise zu verlieren. Das Programm verwaltet Nachtragspositionen separat oder kennzeichnet sie deutlich. Summen und Auswertungen (z. B. Nachtragsvolumen insgesamt) erfolgen automatisch. Alle Änderungen sind nachvollziehbar, und man kann jederzeit den Vergleich zum Ursprungs-LV ziehen. So bleiben Kostenkontrolle und Transparenz gewahrt, selbst wenn mehrere Nachträge anfallen.
Beispiel 2:
Angebotsvergleich mit einem Klick
Situation: Sie haben eine Ausschreibung an fünf Unternehmen versendet und erhalten nun fünf Angebote zurück.
Excel: Jede Firma füllt entweder Ihre Excel-Tabelle aus oder schickt ein PDF bzw. Angebotsschreiben. Sie als Planer müssen die Preise in eine Vergleichstabelle übertragen. Bei 100 Positionen und fünf Angeboten sind das 500 Eintragungen von Hand – zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Danach erstellen Sie manuell einen Preisspiegel, markieren die günstigsten Preise, rechnen vielleicht Durchschnittspreise aus etc. Jede Korrektur eines Angebots erfordert erneutes Nachführen der Tabelle.
AVA-Software: Sie erhalten von den Bietern digitale Angebotsdateien (z. B. GAEB-Format) oder importieren deren Angebote direkt. Die Software liest alle Positionspreise pro Bieter ein und erstellt automatisch einen Preisspiegel. Sie sehen auf einen Blick pro Position den billigsten und teuersten Preis, Abweichungen vom Durchschnitt und das Ranking der Bieter gesamt. Auffällige Ausreißer hebt das System hervor. Möchten Sie bestimmte Positionen ausschließen oder gewichten, können Sie das in der Software einstellen und der Preisspiegel aktualisiert sich entsprechend. Die Vergabeempfehlung ergibt sich so schneller und objektiver, als es mit händischen Tabellen möglich wäre.
Beispiel 3:
Wiederkehrende Leistungsverzeichnisse effizient nutzen
Situation: Ihr Büro schreibt regelmäßig ähnliche Bauvorhaben aus – z. B. Büroausbauten, Einfamilienhäuser oder bestimmte Gewerke wiederholen sich.
Excel: Man greift oft auf alte Excel-Ausschreibungen zurück, kopiert Positionen in neue Tabellen und passt sie an. Dabei besteht die Gefahr, veraltete Texte oder Positionen mitzuziehen oder Fehler beim Kopieren zu machen. Auch Stammdaten (z. B. Adressen, Einheitstexte) werden in jedem Excel erneut gepflegt.
AVA-Software: Wiederkehrende Leistungen lassen sich bequem aus Vorlagen oder Bibliotheken übernehmen. In AVA-Programmen sind häufig Ausschreibungstext-Datenbanken (z. B. STLB-Bau, Sirados etc.) angebunden, sodass man Normpositionen nicht jedes Mal neu formulieren muss. Eigene Vorlagen-Projekte können ebenfalls als Schablone dienen. Dadurch erstellen Sie neue Leistungsverzeichnisse blitzschnell und konsistent, ohne bei Null anzufangen. Mengen und Preise können aus früheren Projekten übernommen oder aktualisiert werden. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Sie stets aktuelle und korrekte Texte verwenden. Wiederkehrende Standardleistungen werden so zum geringeren Aufwand und mit weniger Fehlerpotenzial ausgeschrieben.
Vorteile von ASBwin – der AVA-Software von Heitker
Es gibt am Markt mehrere AVA-Lösungen. Eine davon ist ASBwin von Heitker – eine Software, die seit vielen Jahren speziell für Architekten, Ingenieure und Bauprofis entwickelt wird. Hier einige Vorteile von ASBwin im Überblick:
Bewährt und etabliert
ASBwin ist seit über 25 Jahren am Markt und wird von mehr als 10.000 Planungsbüros (über 20.000 Anwender) erfolgreich eingesetzt. Öffentliche wie private Bauherren vertrauen auf diese Software, was für ihre Zuverlässigkeit spricht. Die langjährige Entwicklung in enger Zusammenarbeit mit der Branche sorgt für ein ausgereiftes und stabiles System.
Umfassende AVA-Funktionen
Die Software deckt sämtliche Leistungsphasen von der Erstellung des Leistungsverzeichnisses über den Preisspiegel bis zur Rechnungsprüfung in einem System ab. Alle Schritte sind nahtlos integriert, sodass keine Brüche im Prozess entstehen. ASBwin ist modular aufgebaut, d. h. jede Organisation kann genau die Module nutzen, die sie benötigt – vom Hochbau über den Tiefbau bis zu speziellen Anforderungen von TGA-Planern oder Gutachtern.
GAEB- und Standardkonform
Natürlich unterstützt ASBwin alle gängigen Schnittstellen wie GAEB und erzeugt VOB-konforme Dokumente. Ausschreibungen lassen sich damit rechtssicher und normgerecht erstellen. Zudem stehen Schnittstellen zu Ausschreibungstext-Datenbanken, Excel/Word-Export und sogar Vergabeplattformen zur Verfügung. So bleiben Sie kompatibel mit anderen Systemen und Richtlinien.
Benutzerfreundlich & anpassbar
Trotz Funktionsvielfalt ist die Oberfläche von ASBwin übersichtlich gestaltet, sodass auch Einsteiger sich zurechtfinden. Die Software bietet individuell anpassbare Auswertungen und Formulare, damit sie zu den Anforderungen Ihres Büros passt. Durch den modularen Aufbau können Anwender ihre etablierten Arbeitsweisen beibehalten und das Programm flexibel einstellen.
Netzwerkfähig und performant
Ob Einzelplatz oder im Firmennetzwerk – ASBwin lässt sich problemlos installieren und auch auf mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig nutzen. Ein Floating License-Modell ermöglicht den flexiblen Einsatz im Team, ohne für jeden Nutzer eine eigene starre Lizenz kaufen zu müssen. Die Projektdaten liegen zentral und sind für alle berechtigten Mitarbeiter stets aktuell verfügbar. Selbst sehr große Datenmengen verarbeitet das System performant, wie Referenzprojekte bei Großkunden zeigen.
BIM-Integration und Zukunftssicherheit
ASBwin unterstützt Building Information Modeling durch eine intelligente IFC-Schnittstelle. Dadurch können Positionen mit Mengen direkt aus CAD-Modellen erzeugt werden – ideal, um zukunftsgerichtete Planungsmethoden einzubinden. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software stellt sicher, dass neue Anforderungen (z. B. elektronische Vergabe, Schnittstellen zu anderen Tools) zeitnah integriert werden.
Tipps für den Umstieg von Excel zu AVA-Software
Wer jahrelang mit Excel gearbeitet hat, fragt sich vielleicht, wie der Wechsel praktisch gelingt. Hier ein paar erprobte Tipps, damit der Umstieg reibungslos verläuft:
1. Demoversion nutzen
Probieren Sie zunächst die AVA-Software mit einem Testprojekt aus. Die meisten Anbieter – so auch Heitker mit ASBwin – bieten kostenlose Testzeiträume. In dieser Phase können Sie das Programm in Ruhe kennenlernen, ohne Verpflichtung. Nehmen Sie dafür ein abgeschlossenes kleines Projekt und spielen Sie den Ausschreibungsprozess einmal in der Software durch.
2. Support annehmen
Scheuen Sie sich nicht, Hilfe in Anspruch zu nehmen. Viele Hersteller bieten Einführungswebinare, Tutorials oder Handbücher an. Eine kurze Schulung des Teams kann den Lernprozess deutlich verkürzen. Auch während der Umstellung ist der Support oft gern behilflich, wenn Fragen auftauchen – nutzen Sie diese Ressourcen.
3. Parallelbetrieb zu Beginn
Sie müssen nicht von heute auf morgen alle laufenden Projekte umstellen. Bewährt hat sich, neue Projekte direkt in der AVA-Software zu beginnen, während man laufende Projekte ggf. noch in Excel fertigstellt. So kann man ohne Zeitdruck Erfahrung sammeln. Alternativ können Sie auch zunächst nur bestimmte Aufgaben mit der Software erledigen, den Rest noch in Excel, und Schritt für Schritt mehr Funktionen übernehmen.
4. Datenübernahme prüfen
Klären Sie früh, welche bestehenden Daten übernommen werden können. Vielleicht lassen sich Ihre Excel-Leistungsverzeichnisse über einen Import (z. B. via GAEB oder CSV) in die Software einlesen – dann müssen Sie nicht alles neu eintippen. Adressdaten von Bietern können oft über vCard oder Excel importiert werden. Nutzen Sie solche Importfunktionen, um den Grundstock zu legen. Ihre alten Excel-Dateien können ansonsten als Referenz dienen, um die Ergebnisse gegen die Softwareauswertungen abzugleichen, bis Vertrauen da ist.
5. Eigene Vorlagen in der Software anlegen
Reproduzieren Sie wichtige Layouts oder Abläufe aus Ihren Excel-Vorlagen innerhalb der AVA-Software. Legen Sie z. B. ein Standard-Leistungsverzeichnis mit Ihren üblichen Positionen als Vorlage in der Software angelegt. So behalten Sie Vertrautes bei, nutzen aber die neuen Möglichkeiten. Mit der Zeit werden Sie entdecken, dass vieles, was Sie in Excel mühsam manuell erstellt haben, in der Software automatisch oder eleganter funktioniert.
6. Team einbinden
Nehmen Sie Ihr Team von Anfang an mit. Identifizieren Sie vielleicht einen Key-User, der besonders affin ist und anderen helfen kann. Besprechen Sie gemeinsame Standards (z. B. wie sollen Projektnamen vergeben werden, wo werden Dateien abgelegt, wer übernimmt welche Rolle im Programm). Wenn alle den Sinn der Umstellung verstehen und einbezogen werden, steigt die Akzeptanz und die Motivation, das neue Tool zu nutzen.
Zu guter Letzt: Bleiben Sie offen für neue Arbeitsweisen. Anfangs wird man gern versuchen, die Software 1:1 so zu nutzen wie Excel. Doch womöglich bieten sich in der AVA-Lösung bessere Workflows an. Geben Sie sich und dem Team etwas Zeit, diese zu entdecken. Der Umstieg ist kein Aufwand, der on top kommt, sondern eine Investition, die bereits beim ersten mit Software erstellten Projekt durch mehr Übersicht und Zeitgewinn zurückgezahlt wird.
Fazit: Mehr Produktivität und Sicherheit
Excel & Co. stoßen bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung unweigerlich an Grenzen. Spezialisierte AVA-Software wie ASBwin bietet demgegenüber strukturierte Prozesse, spart viel Zeit und reduziert Fehler. Gerade in Zeiten digitaler Bauplanung erwarten Auftraggeber professionelle Ausschreibungsunterlagen und transparente Abläufe. Mit einer AVA-Software können Architekten, Planer und Bauprofis ihre Projekte effizienter, kostensicherer und nachvollziehbarer abwickeln.
Wer den Schritt wagt, wird die Erleichterung schnell spüren – und sich fragen, warum man so lange an komplizierten Excel-Lösungen festgehalten hat. Unsere Empfehlung: Machen Sie den ersten Schritt in Richtung Zukunft! Sie können z. B. ASBwin 30 Tage kostenlos testen, um sich selbst ein Bild der Vorteile zu machen. Bei Fragen stehen wir von Heitker Ihnen gerne zur Seite – zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Lassen Sie Excel-Chaos hinter sich und setzen Sie auf eine moderne Ausschreibungssoftware, die Ihnen den Rücken frei hält.
FAQ: AVA-Software vs. Excel
Warum ist eine AVA-Software besser als Excel für Ausschreibungen?
Welche Nachteile hat Excel bei Bau-Ausschreibungen?
Excel stößt in mehreren Bereichen an Grenzen: Es gibt keine GAEB-Schnittstelle, sodass der digitale Austausch mit Bietern umständlich wird. Excel-Tabellen sind fehleranfällig, da kleine Eingabefehler große Auswirkungen haben können. Zudem fehlt die Möglichkeit, Änderungen und Versionen nachzuverfolgen – Transparenz und Rechtssicherheit leiden. Auch Teamarbeit ist schwierig, weil nicht mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten können. All das macht Excel in Ausschreibungsprozessen ineffizient und riskant.
Kann man GAEB-Dateien mit Excel nutzen?
Nicht direkt. Excel kann von Haus aus keine GAEB-Dateien importieren oder exportieren. GAEB ist ein spezielles Format für Ausschreibungen, das von AVA-Software unterstützt wird. Wenn Sie ausschließlich Excel nutzen, müssten Sie entweder Zusatztools einsetzen, um GAEB in Excel zu konvertieren, oder Sie verzichten auf GAEB (was bei öffentlichen Ausschreibungen allerdings keine Option ist). Praktisch bedeutet das: Ohne AVA-Software haben Sie einen Medienbruch und müssen Angebote manuell vergleichen, statt sie elektronisch einzulesen.
Für wen lohnt sich eine AVA-Software?
Der Einsatz lohnt sich grundsätzlich für alle, die Ausschreibungen erstellen – vom kleinen Planungsbüro bis zum großen Baukonzern. Auch in kleinen Büros fallen bei Ausschreibungen viele Routinearbeiten an, die mit AVA-Software schneller gehen. Zudem hilft das Programm, Fehler zu vermeiden, was gerade bei seltenen Ausschreibungen (wenn man weniger Übung hat) wichtig ist. Viele AVA-Anbieter haben preislich gestaffelte Angebote oder Module, sodass man auch mit kleinem Budget starten kann. Der Zugewinn an Professionalität und Zeitersparnis macht sich selbst in kleinen Projekten bezahlt.
Wie schwierig ist der Umstieg von Excel auf eine AVA-Software?
Meist weniger schlimm als befürchtet. Moderne AVA-Programme legen Wert auf einfache Bedienung. Der Umstieg erfordert zwar eine kurze Einarbeitung, wird aber durch Schulungen, Handbücher und Support erleichtert. Viele beginnen mit einer Testphase oder schulen ein Pilotprojekt im neuen System. Daten wie Leistungsverzeichnisse lassen sich oft aus Excel importieren (z. B. über GAEB oder CSV), was den Start erleichtert. Insgesamt berichten Anwender, dass sie nach einigen Wochen Routine die Vorteile nicht mehr missen möchten. Wichtig ist, schrittweise vorzugehen und das Team mitzunehmen – die oben genannten Tipps helfen dabei.
Gibt es Schnittstellen zwischen AVA-Software und Excel?
Ja, die meisten AVA-Lösungen bieten Exportmöglichkeiten nach Excel. Dadurch können tabellarische Auswertungen wie Preisspiegel, Kostenübersichten oder Vergleiche per Klick nach Excel übertragen werden. So können die Daten dort weiter analysiert oder grafisch aufbereitet werden, falls nötig. Manche Programme ermöglichen auch den Import bestimmter Daten aus Excel (z. B. Adresslisten oder Kalkulationen). Die Idee ist: Die Hauptarbeit erledigt die AVA-Software, aber für spezielle Auswertungen kann man Excel weiterhin nutzen – ohne doppelte Dateneingabe.
Was bedeutet BIM-Integration bei AVA-Software?
BIM-Integration bedeutet, dass die AVA-Software Daten aus einem 3D-Bauwerksmodell (Building Information Modeling) übernehmen kann. Über Schnittstellen wie IFC importiert man ein Gebäudemodell aus einer CAD-Software in die AVA-Software. Das Programm kann daraus automatisch Bauteile und Mengen für das Leistungsverzeichnis generieren. Änderungen im Modell lassen sich synchronisieren, sodass das LV immer auf dem neuesten Stand der Planung ist. Excel kann so etwas nicht leisten – dort müsste man alle Mengen per Hand erfassen. BIM-Integration macht Ausschreibungen effizienter und konsistenter, vor allem bei großen Projekten, und ist ein wichtiger Baustein der Digitalisierung im Bauwesen.
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