AVA-Software: Desktop vs. Cloud (SaaS) – welches System passt zu Ihrem Planungsbüro?

Die Digitalisierung im Bauwesen schreitet unaufhaltsam voran. Wer heute ein Architektur- oder Ingenieurbüro führt, kommt an einer leistungsfähigen AVA-Software für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung kaum noch vorbei – eine gute Ausschreibungssoftware ist das Rückgrat einer sauberen Kostenplanung und reibungsloser Leistungsverzeichnisse (LV).

Doch bevor Sie sich für ein konkretes Produkt entscheiden, steht eine grundlegendere Frage im Raum, die oft übersehen wird: Auf welcher IT-Architektur soll Ihre Software eigentlich laufen? Mieten Sie eine browserbasierte Cloud-Lösung (Software-as-a-Service), bei der Sie sich über das Internet einloggen? Oder installieren Sie eine klassische Desktop-Software lokal auf Ihren eigenen Rechnern?

Das klingt zunächst nach einem reinen Technik-Detail – ist in Wahrheit aber eine betriebswirtschaftliche und rechtliche Weichenstellung, die Ihr Büro über Jahre begleitet. Dieser Beitrag führt Sie Schritt für Schritt durch die fünf entscheidenden Kriterien, damit Sie eine fundierte Wahl treffen können – egal, ob Sie gerade Ihre erste AVA-Lösung suchen oder ein bestehendes System ablösen.

Die Grundsatzentscheidung:
Browser-Miete oder eigenes System?

Im Kern unterscheiden sich die beiden Welten so:

• Eine Cloud-Lösung (SaaS) läuft auf den Servern eines Anbieters. Sie arbeiten im Browser, zahlen eine laufende Miete und brauchen für jeden Handgriff eine aktive Internetverbindung.
• Eine Desktop-Lösung läuft direkt auf Ihren eigenen Geräten oder auf Ihrem Büro-Server. Sie kaufen die Software einmal, Ihre Daten bleiben im Haus, und das Programm rechnet mit der Leistung Ihrer eigenen Hardware.

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Welcher zu Ihnen passt, hängt davon ab, wie Sie arbeiten – und worauf Sie keinesfalls verzichten wollen. Schauen wir uns die fünf Kriterien an, die in der Praxis den Ausschlag geben.

1. Kostenstruktur:
Was die Software über die Jahre wirklich kostet

Der erste Blick auf den Preis täuscht oft. Entscheidend ist nicht der Einstiegspreis, sondern die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer – die sogenannten Total Cost of Ownership.

• Cloud/SaaS wird in der Regel pro Nutzer und Monat (oder Jahr) abgerechnet. Auf den ersten Blick wirken solche Beträge überschaubar. Hochgerechnet auf die typische Lebensdauer einer Bürolösung von fünf, acht oder zehn Jahren summieren sie sich jedoch zu erheblichen Beträgen – und am Ende dieser Zeit besitzen Sie nichts. Sobald Sie aufhören zu zahlen, ist der Zugang weg.
• Desktop dagegen ist eine klare Einmalinvestition. Bei ASBwin erwerben Sie eine Nutzungslizenz auf unbegrenzte Zeit – das Programm gehört Ihnen, ohne monatliche Folgekosten. Für kleinere Büros gibt es mit der Small Business Edition (ab 640 € netto) einen kostengünstigen Einstieg, der sich jederzeit ohne Datenverlust auf die Vollversion erweitern lässt.

Besonders clever für wachsende Teams ist das Floating-License-Prinzip: Sie zahlen nicht pro installiertem Arbeitsplatz, sondern nur für die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig mit der Software arbeiten. Wer also acht Kolleginnen und Kollegen hat, aber selten mehr als drei zur selben Zeit ausschreiben, kommt mit drei Lizenzen aus. Das macht die Kosten planbar – und meist deutlich niedriger als ein Pro-Kopf-Mietmodell.

2. Datenhoheit und Datenschutz (DSGVO):
Wo liegen Ihre Projektdaten?

Ausschreibungen, Kalkulationen, Preisspiegel, Bieterangebote – das sind hochsensible Daten. Bei einer Cloud-Lösung liegen genau diese Informationen auf den Servern eines externen Anbieters, häufig nicht einmal im eigenen Land. Datenschutzrechtlich bedeutet das: Sie benötigen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), müssen sich auf die Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters verlassen und geben einen Teil der Kontrolle aus der Hand.

Eine lokale Desktop-Installation dreht dieses Verhältnis um. Bei ASBwin werden Programm und Daten vollständig auf Ihrer eigenen Festplatte oder Ihrem Büro-Server gespeichert. Das bedeutet 100 % Datenhoheit: Ihre Projektdaten verlassen das Haus nicht, ein AVV mit einem Cloud-Anbieter ist nicht erforderlich, und auch die Datensicherung liegt in Ihrer Hand – inklusive komfortabler Funktionen wie der Projektstand-Zwischensicherung per Tastendruck. Sie entscheiden, wer Zugriff hat und wo Ihre Backups liegen. Für viele Büros ist das nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern auch des Vertrauens gegenüber Bauherren und Auftraggebern.

3. Performance und Verfügbarkeit:
auch ganz ohne Netz

Cloud-Systeme sind nur so schnell wie Ihre Internetverbindung. Bei einem schlanken Webformular fällt das kaum auf. Bei einem umfangreichen Leistungsverzeichnis mit Tausenden Positionen oder einem komplexen Preisspiegel über mehrere Bieter hinweg merkt man jede Latenz – und jeden Verbindungsabbruch.

Eine Desktop-Software nutzt dagegen die volle Rechenleistung Ihres eigenen Prozessors. Große LVs werden lokal berechnet, ohne Wartezeiten durch den Browser, ohne Server-Roundtrips. Das Ergebnis ist ein flüssiges, direktes Arbeiten – selbst bei rechenintensiven Auswertungen.

Der vielleicht unterschätzteste Vorteil: Sie sind nicht aufs Netz angewiesen. Ob auf der Baustelle ohne stabilen Empfang, im Zug oder bei einem Internetausfall im Büro – mit einer lokalen Installation läuft die Ausschreibung einfach weiter. Erfreulicherweise lässt sich ASBwin bei Bedarf trotzdem komfortabel pflegen: Programm-Updates holen Sie sich per kostenlosem Live-Update aus dem Netz – freiwillig, wenn es passt, und nicht als Voraussetzung dafür, dass Sie überhaupt arbeiten können.

Und falls Sie jetzt denken: „Aber im Team arbeiten geht doch nur in der Cloud" – das ist ein verbreiteter Irrtum. ASBwin ist voll mehrplatzfähig: Mehrere Anwenderinnen und Anwender können gleichzeitig im selben Projekt arbeiten. Ein automatisches Record-Locking sorgt dafür, dass sich niemand gegenseitig überschreibt – ganz ohne dass Sie dafür einen Datenbank-Administrator im Büro beschäftigen müssten. Echte Teamarbeit ist also kein Alleinstellungsmerkmal der Cloud.

4. Reibungslose Integration in Ihren Büroalltag

Ein Planungsbüro arbeitet nie mit nur einem Programm. Word, Excel und der Datenaustausch mit Planungspartnern gehören zum Tagesgeschäft. Genau hier spielen klassische Desktop-Lösungen ihre über Jahrzehnte gewachsene Stärke aus: die tiefe, native Verzahnung mit dem Windows-System und den gängigen Office-Anwendungen.

ASBwin übergibt fertige Leistungsverzeichnisse beispielsweise direkt als formatiertes Dokument an Ihre Textverarbeitung oder überträgt ausgewählte Felder live in Ihre Tabellenkalkulation zur weiteren Auswertung. Ergänzend stehen Exporte in Formate wie PDF und HTML bereit. Für den Austausch mit Architekten, Fachplanern und Bietern unterstützt die Software die etablierten GAEB-Schnittstellen (inklusive GAEB-XML) über alle Datenaustauschphasen hinweg – der De-facto-Standard im deutschen Bauwesen.

Genauso wichtig wie der technische Datenaustausch ist die fachliche Normkonformität: ASBwin bildet den gesamten AVA-Prozess durchgängig VOB-konform ab – von der Ausschreibung über die Vergabe bis hin zu Abschlags- und Schlussrechnungen samt korrekter Einbehalte nach VOB. Für die Kostenseite lassen sich Positionen frei den Kostengruppen nach DIN 276 zuordnen, sodass Sie die Projektkosten jederzeit normgerecht gliedern und verfolgen können – auf Wunsch sogar parallel zu eigenen, frei definierten Kostengruppensystemen. So fügt sich die Ausschreibungssoftware nicht nur technisch nahtlos in vorhandene Abläufe ein, sondern erfüllt auch die formalen Anforderungen, die Auftraggeber und Prüfinstanzen an ein Planungsbüro stellen.

Fazit: Wann Cloud, wann Desktop?

Ehrlich betrachtet hat die Cloud durchaus ihre Stärken: Für reine Online-Teams, stark verteilte Strukturen oder Büros, die bewusst keine eigene IT vorhalten wollen, kann ein Mietmodell die bequemere Wahl sein.

Doch für die meisten Architektur- und Ingenieurbüros, die Wert auf maximale Datensicherheit, schnelle lokale Performance und transparente, einmalige Kosten legen, ist eine ausgereifte Desktop-Lösung die wirtschaftlich und rechtlich klügere Aufstellung. Sie behalten Ihre Daten im Haus, arbeiten unabhängig vom Internet, zahlen einmal statt dauerhaft – und verfügen mit einer seit über drei Jahrzehnten gewachsenen Software über ein Werkzeug, dem Sie sich anvertrauen können.

Am überzeugendsten ist ohnehin der eigene Eindruck. Überzeugen Sie sich selbst von der Schnelligkeit und Stabilität einer echten Desktop-AVA: Testen Sie ASBwin 30 Tage lang kostenlos und voll funktionsfähig. Laden Sie die Testversion herunter, legen Sie Ihr erstes Projekt an – und spüren Sie den Unterschied direkt am eigenen Rechner.

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