GAEB einfach erklärt: So gelingt der digitale Datenaustausch bei Ausschreibungen

Tschüss, Tabellenchaos – hallo, GAEB!

Stellen Sie sich ein typisches Ausschreibungsszenario vor: Ein Planer oder Architekt erstellt ein Leistungsverzeichnis in Excel und versendet es an mehrere Bauunternehmen. Die Bieter tragen ihre Preise in verschiedenen Excel-Dateien ein. Anschließend muss der Planer mühsam alle Rückläufe zusammenführen – Preise vergleichen, Übertragungsfehler suchen und von Hand einen Preisspiegel erstellen. Das kostet Zeit und Nerven. Geht das nicht einfacher? Ja! – Mit einem einheitlichen Datenaustauschformat für Ausschreibungen. Hier kommt GAEB ins Spiel.

Was ist GAEB?

GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss für Elektronischen Datenaustausch im Bauwesen. Dahinter verbirgt sich ein Standard, der es ermöglicht, Leistungsverzeichnisse und Angebote digital zwischen allen Beteiligten einer Ausschreibung auszutauschen. Anstatt Excel-Tabellen oder PDFs manuell abzugleichen, nutzen Auftraggeber und Bieter GAEB-Dateien, die von AVA-Software (Ausschreibungs- und Vergabesoftware) gelesen und geschrieben werden können. In der Praxis hat sich diese GAEB-Schnittstelle zum branchenweiten Standard entwickelt.

GAEB-Austauschphasen (DA81–DA86) in ASBwin: Der GAEB-Standard definiert mehrere Datenaustauschphasen, gekennzeichnet durch Nummern 81 bis 86. Diese Phasen entsprechen den verschiedenen Schritten im Ausschreibungsprozess. Die wichtigsten Phasen sind:

• DA81 – Leistungsverzeichnis weitergeben: Überträgt alle wichtigen LV-Daten (Positionen mit Kurz-/Langtext, Menge, Einheit) ohne Preise. Wird z.B. genutzt, um ein LV vom Fachplaner an den Architekten oder Projektsteuerer zu übermitteln (Kostenschätzung).
• DA82 – Leistungsverzeichnis mit Preisansätzen: Ähnlich DA81, enthält aber zusätzlich kalkulierte Einheitspreise (Kostenvoranschlag oder Budgetplanung).
• DA83 – Ausschreibung veröffentlichen: Dient dazu, das LV an Bieter zu versenden, um Angebote elektronisch einzuholen. Der Bieter erhält also ein digitales Leistungsverzeichnis zur Angebotsabgabe.
• DA84 – Angebot abgeben: Ist das Gegenstück zu DA83 – der Bieter schickt seine ausgefüllte Angebotsdatei zurück an den Planer. Die GAEB-DA84-Datei enthält die Einheitspreise des Bieters zu jedem Posten. Auf Seite des Planers können diese Angebote direkt eingelesen und für den Preisspiegel verwendet werden.
• DA85 – Nebenangebot: Falls Bieter Alternativ- oder Nebenangebote einreichen, werden diese über DA85 ausgetauscht (separat zum Hauptangebot).
• DA86 – Auftrag: Stellt das schließlich beauftragte Leistungsverzeichnis mit den Zuschlagspreisen dar (Auftrags-LV). Diese Datei kann z.B. für die Weiterverarbeitung in der Bauausführung oder Abrechnung genutzt werden.

GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB XML: Im Laufe der Zeit hat GAEB mehrere Format-Versionen hervorgebracht. Ältere GAEB-90-Dateien (aus den 1990er Jahren) erkennt man an der Endung *.D81, .D84 etc., die Nachfolgeversion GAEB 2000 verwendet *.P81, .P84 usw. Seit Mitte der 2000er ist GAEB DA XML der aktuelle Standard, bei dem die Daten in XML-Struktur vorliegen (Dateiendungen *.X81, *.X84 etc.). Moderne Software – so auch ASBwin – unterstützt alle drei Versionen (1990, 2000 und DA XML) für maximale Kompatibilität. GAEB-XML ermöglicht sogar den Austausch von Formatierungen und Bildern im LV. Heute setzen die meisten öffentlichen Auftraggeber auf GAEB XML; so schreibt etwa das Vergabehandbuch des Bundes die Nutzung von GAEB-DA-XML vor. Ältere Formate bleiben dennoch wichtig, falls Beteiligte noch mit älterer Software arbeiten.

Zusammengefasst: GAEB bietet eine einheitliche „Sprache“ für Ausschreibungen, damit alle – vom Planungsbüro bis zur Baufirma – dieselben LV-Daten austauschen können, ohne Informationsverluste.

So funktioniert GAEB mit ASBwin

Wie lässt sich GAEB nun in der Praxis einsetzen? Schauen wir uns an, wie die AVA-Software ASBwin den GAEB-Datenaustausch unterstützt. ASBwin bietet umfassende GAEB-Schnittstellen, um Ausschreibungen im- und exportieren zu können. Im Folgenden eine praktische Anleitung – vom Export eines LVs bis zum Einlesen von Angeboten.

Ausschreibung als GAEB exportieren (DA83)

In ASBwin erstellen oder öffnen Sie zunächst Ihr Leistungsverzeichnis im Modul Ausschreibung. Ist das LV fertig, können Sie es per GAEB an die Bieter versenden. Dazu nutzen Sie die GAEB-Funktionen im Menü der Software. Bevor die GAEB-Datei erzeugt wird, empfiehlt es sich, das LV auf GAEB-Konformität zu prüfen. ASBwin stellt eine Funktion “Prüfen” bereit, die das aktuelle LV automatisch auf etwaige Regelverstöße oder fehlende Angaben durchsucht. Sollten z.B. Pflichtfelder fehlen, listet das Programm die betreffenden Positionen auf, sodass Sie diese korrigieren können.

Nach erfolgreicher Prüfung wird die GAEB-Export-Funktion aufgerufen – ASBwin nennt dies “GAEB-Datei schreiben”. Jetzt wählen Sie die gewünschte Austauschphase und das GAEB-Format aus. Für den Versand an Bieter kommt in der Regel DA83 zum Einsatz (Ausschreibungsexport), und als Format bietet sich GAEB XML an, da es aktuell am verbreitetsten ist. ASBwin unterstützt aber auch die älteren Formate GAEB 90 und 2000 für Kompatibilität. Mit einem Klick erzeugt ASBwin die GAEB-Datei aus dem Leistungsverzeichnis.

Tipp: ASBwin kann die GAEB-Datei auf Wunsch direkt als E-Mail-Anhang versenden. In diesem Fall öffnet das Programm automatisch Ihr E-Mail-Client mit einer vorbereiteten Nachricht – Sie müssen nur noch die Empfänger (Bieter) eintragen. Alternativ speichern Sie die GAEB-Datei und verschicken sie manuell oder laden sie auf eine Vergabeplattform hoch.

Angebote als GAEB einlesen (DA84)

Sobald Sie die Angebote der Bieter als GAEB-Dateien zurückerhalten (per E-Mail oder Datenträger), kommt die Importfunktion in ASBwin zum Einsatz. Wechseln Sie nun ins Modul Vergabe in ASBwin und öffnen Sie dort Ihr Projekt bzw. das entsprechende LV. Über das Menü rufen Sie die GAEB-Schnittstelle zum Einlesen auf. Es erscheint ein Dialogfenster zum Import von GAEB-84-Dateien – hier wählen Sie die Angebotsdatei(en) des Bieters aus. Achten Sie darauf, das richtige LV ausgewählt zu haben, damit die Positionen übereinstimmen. Sie können auch mehrere Angebotsdateien in einem Rutsch laden, falls Sie mehrere Bieter gleichzeitig einlesen möchten.

Haben Sie alle GAEB-Dateien ausgewählt, starten Sie den Importvorgang (Button “Lesen” im Dialog). ASBwin liest nun nacheinander die Angebote ein und ordnet jedem Bieter seine Preise den passenden LV-Positionen zu. Wichtig: Die Struktur des LV (Positionsnummern) muss übereinstimmen, daher sollte kein Bieter eigenmächtig Positionen verändern. Im Normalfall, wenn alle mit der originalen GAEB-DA83-Datei gearbeitet haben, passt alles perfekt. Nach dem Einlesen erscheint jeder neue Bieter in der Bieterübersicht des Vergabe-Moduls.

Jetzt kommt der Lohn der Mühe: Mit den eingelesenen Daten kann ASBwin automatisch einen Preisspiegel erstellen. Sie müssen nicht mehr manuell Excel-Tabellen vergleichen – stattdessen können Sie per Knopfdruck Auswertungslisten abrufen. Im Preisspiegel werden alle Angebote position für position nebeneinandergestellt, Abweichungen farblich markiert und der günstigste Preis hervorgehoben. Auch Bieterlisten und Bieterprotokolle lassen sich direkt erzeugen, um z.B. einen Bericht für die Vergabeentscheidung zu haben. Bei Bedarf kann der Preisspiegel sogar nach Excel exportiert werden, falls weitere Analysen oder grafische Darstellungen gewünscht sind. Kurz gesagt: Die Angebotsauswertung wird durch GAEB und ASBwin erheblich beschleunigt und vereinfacht.

Unser Rat und Fazit

Ob Architekt, Ingenieur, Bauunternehmer oder Vergabestelle – wer Ausschreibungen durchführt, profitiert vom GAEB-Standard. GAEB macht Schluss mit Insellösungen und manueller Tipp-Arbeit: Leistungsverzeichnisse und Angebote lassen sich medienbruchfrei austauschen, was Fehler minimiert, Zeit spart und einen fairen Wettbewerb sicherstellt. In diesem Blogbeitrag haben wir GAEB einsteigerfreundlich erklärt und gezeigt, wie der digitale Datenaustausch in der Praxis – am Beispiel von ASBwin – funktioniert.

Unser Rat: Nutzen Sie GAEB in Ihrem nächsten Ausschreibungsprojekt, um den Angebotsvergleich effizienter zu gestalten. Moderne AVA-Software wie ASBwin unterstützt Sie dabei mit robusten Schnittstellen und praktischen Funktionen. Von der Erstellung der Ausschreibung (DA83) über den Import der Angebote (DA84) bis zum Preisspiegel läuft alles in einem Guss. Jetzt heißt es: „Tschüss, Tabellenchaos – hallo, GAEB!”