Die wichtigsten Funktionen einer AVA-Software
AVA steht für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung – drei zentrale Phasen im Bauprojektmanagement. Eine AVA-Software (Ausschreibungs- und Abrechnungssoftware) digitalisiert genau diese Schritte und erleichtert allen Beteiligten die Arbeit. Statt Angebote, Verträge und Rechnungen mühsam mit Word- und Excel-Tabellen zu erstellen, sorgt AVA-Software für strukturierte, effiziente und rechtssichere Abläufe. Sie richtet sich an Architekten und Ingenieure, Bauherren, Handwerksbetriebe sowie öffentliche Auftraggeber – kurz: alle, die Bauprojekte planen und abwickeln. Im Folgenden geben wir Einsteigern einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Funktionen einer AVA-Software in den Bereichen Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung sowie weitere nützliche Funktionen.
Ausschreibung
In der Phase Ausschreibung werden alle erforderlichen Bauleistungen beschrieben und an potenzielle Bieter versendet. Kernstück ist das Leistungsverzeichnis (LV) – eine detaillierte Liste aller auszuführenden Arbeiten mit Mengen und Anforderungen. Eine AVA-Software hilft, dieses LV strukturiert und vollständig zu erstellen. Oft sind Textbausteine, Vorlagen und Normen (z. B. nach VOB oder DIN 276) bereits hinterlegt, sodass typische Positionen nicht jedes Mal neu formuliert werden müssen. Das Ergebnis ist ein professionelles Ausschreibungsdokument, auf dessen Grundlage alle Firmen einheitliche Angebote abgeben können.
Wichtige Funktionen in der Ausschreibung
Leistungsverzeichnis erstellen
Komplette Ausschreibungsunterlagen mit Positionstexten und Mengenangaben digital zusammenstellen. Die Software stellt sicher, dass das LV eindeutig und technisch korrekt ist, damit alle Angebote vergleichbar sind. Änderungen oder Ergänzungen werden zentral eingepflegt, wodurch Inkonsistenzen vermieden werden.
Textbausteine & Normen nutzen
Zugriff auf Ausschreibungstext-Datenbanken (z. B. Sirados, STLB-Bau) und Vorlagen erleichtert die Arbeit. Wiederkehrende Positionen oder Leistungen können aus Bibliotheken übernommen werden, was Zeit spart und die Ausschreibung VOB-gerecht und DIN-konform formatieren hilft.
Digitaler Versand und GAEB-Schnittstelle
Fertige Leistungsverzeichnisse lassen sich direkt aus der Software an geeignete Unternehmen (Bauunternehmen, Handwerker etc.) versenden. Über die GAEB-Schnittstelle – den in Deutschland üblichen Standard für den elektronischen Datenaustausch – können Ausschreibungsdaten elektronisch exportiert und Angebote der Bieter importiert werden. Das verhindert Medienbrüche und erleichtert allen Beteiligten den Austausch.
Fristenmanagement
AVA‑Software verwaltet Angebots‑, Bind‑ und Ausführungsfristen zentral und erzeugt automatische Erinnerungen per E‑Mail oder in‑App. Verlängerungen oder Klarstellungen werden protokolliert, Fristen erscheinen in Vergabe‑ und Vertragsunterlagen. So bleiben Termine rechtssicher im Blick – besonders wichtig bei öffentlichen Ausschreibungen.
Vergabe
Nach Abschluss der Ausschreibung werden die eingegangenen Angebote der Bieter ausgewertet. In der Phase Vergabe hilft die AVA-Software, Preise systematisch zu vergleichen und den passenden Auftragnehmer auszuwählen. Alle Angebotspreise der Firmen werden im Programm den jeweiligen Positionen des Leistungsverzeichnisses zugeordnet. Daraus erstellt die Software einen Preisspiegel, also eine tabellarische Gegenüberstellung aller Angebote, in der man auf einen Blick sieht, welcher Bieter welche Preise vorgeschlagen hat. Auffälligkeiten wie ungewöhnlich hohe oder niedrige Preise werden sofort sichtbar, ohne dass man manuell Excel-Tabellen führen muss.
Wesentliche Funktionen in der Vergabephase
Bieterkommunikation & Rückfragenmanagement
Die AVA-Software unterstützt bei der strukturierten Kommunikation mit den Bietern. Rückfragen zu einzelnen Positionen, Klarstellungen oder Ergänzungen können zentral erfasst und an alle Bieter weitergegeben werden. Das erhöht die Fairness und Transparenz im Ausschreibungsprozess.
Angebotsvergleich & Preisspiegel
Die Software ermöglicht es, beliebig viele Angebote einzulesen und automatisch zu vergleichen. Preisunterschiede pro Position und insgesamt werden transparent dargestellt. So behält der Planer oder Bauherr stets den Überblick, welches Angebot wirtschaftlich am günstigsten ist.
Vergabedokumentation
Alle Prüfergebnisse lassen sich digital festhalten – von Notizen zu Angeboten bis hin zur Entscheidung. Die AVA-Software stellt umfangreiche Auswertungen bereit (z. B. prozentuale Abweichungen vom Durchschnitt, grafische Darstellungen), um eine fundierte Vergabeentscheidung zu treffen. Dadurch ist der Prozess nachvollziehbar und transparent für alle Beteiligten.
Zuschlag und Vertragsunterlagen
Hat man den geeigneten Bieter ermittelt, unterstützt die Software auch bei der Zuschlagserteilung. Vergabeschreiben (Auftrags-/Vertragsschreiben) können automatisch generiert werden. Gleichzeitig wird der Zuschlag – also die Auftragserteilung an den Gewinner – im System dokumentiert. Diese Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler, da nichts per Hand übertragen werden muss. Schließlich können aus der Software heraus die relevanten Vertragsunterlagen und Bauverträge erstellt oder vorbereitet werden, was den Übergang zur Ausführung erleichtert.
Abrechnung
Ist der Auftrag vergeben und die Bauausführung im Gange, kommt die Abrechnung ins Spiel. In dieser Phase werden die erbrachten Leistungen erfasst, geprüft und abgerechnet, damit am Ende alle Beteiligten korrekt bezahlt werden. Eine AVA-Software hilft Bauleitern, Architekten und Auftraggebern dabei, Mengen und Kosten lückenlos zu dokumentieren. Alle tatsächlich ausgeführten Arbeiten und Liefermengen werden im System erfasst (zum Beispiel über digitale Aufmaße direkt auf der Baustelle oder durch Übernahme der Mengen aus CAD-Plänen). Diese Ist-Daten werden den im Vertrag vereinbarten Soll-Mengen und Einheitspreisen gegenübergestellt.
Wichtige Funktionen in der Abrechnungsphase
Zahlungsfreigaben und Skontosteuerung
AVA-Programme bilden standardisierte Freigabe-Workflows für Teil‑ und Schlussrechnungen ab (z. B. Vier‑Augen‑Prinzip), hinterlegen Zahlungspläne, Fälligkeiten und Skontofristen und erinnern automatisch an Termine. Freigaben werden revisionssicher dokumentiert und den geprüften Mengen/Preisen zugeordnet; so lassen sich Skonti gezielt nutzen und Doppelzahlungen vermeiden. Optional unterstützen Schnittstellen den Export in Buchhaltung/Bank oder erzeugen Zahlungslisten und Deckblätter – das beschleunigt die Auszahlung, verbessert die Liquiditätsplanung und senkt Kosten durch fristgerechte Skontonutzung.
Leistungserfassung & Aufmaß
Die Software ermöglicht es, fortlaufend Aufmaße (Mengenermittlungen) der ausgeführten Arbeiten einzugeben. Diese können manuell erfolgen oder elektronisch aus Planungstools (CAD/BIM) übernommen werden. Dadurch entsteht eine genaue Grundlage für die Abrechnung jeder Position. Auch Bauleiter können vor Ort per Laptop oder Tablet die aktuellen Mengen erfassen, sodass jederzeit klar ist, was bereits geleistet wurde.
Rechnungsprüfung
Wenn ein Unternehmen eine Abschlagsrechnung (Teilrechnung) oder die Schlussrechnung einreicht, prüft die AVA-Software diese automatisch gegen die hinterlegten Vertragsdaten. Jede Rechnungssumme wird mit den vereinbarten Einheitspreisen und den dokumentierten Mengen abgeglichen. Die Software stellt sicher, dass nur das bezahlt wird, was vereinbart und tatsächlich erbracht wurde. Eventuelle Nachträge (Änderungen oder zusätzliche Leistungen) werden ebenfalls berücksichtigt und nachvollziehbar verwaltet.
Kostenkontrolle & Dokumentation
Alle Zahlungen, Mengenänderungen und Nachträge bleiben digital gespeichert, was eine vollständige Dokumentation aller Abrechnungsschritte gewährleistet. Zudem bieten viele AVA-Programme Funktionen zur Kostenkontrolle, z. B. Soll-Ist-Vergleiche der Projektkosten. Man kann jederzeit sehen, wie sich Ausgaben im Verhältnis zum Budget entwickeln, und behält so die Baukosten im Griff. Am Ende entsteht eine übersichtliche Bauabrechnung, in der alle Leistungen und Kosten nachvollziehbar aufgeführt sind.
Weitere wichtige Funktionen
Über die drei Kernbereiche Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung hinaus bieten viele AVA-Programme zusätzliche Funktionen, die den Projektablauf weiter verbessern. Hier einige weitere wichtige Funktionen einer AVA-Software.
Kostenplanung in frühen Phasen
Schon bevor ein detailliertes Leistungsverzeichnis erstellt wird, können Planer grobe Kostenschätzungen und Kostenberechnungen durchführen. Eine AVA-Software hilft, diese frühen Budgetplanungen festzuhalten und später mit den tatsächlichen Ausschreibungs- und Abrechnungsergebnissen zu vergleichen. So erkennt man frühzeitig, ob ein Projekt im Budget bleibt, und kann bei Abweichungen gegensteuern.
Terminmanagement und Projektverfolgung
Einige AVA-Lösungen bieten Schnittstellen zur Bauzeitenplanung oder eigene Module für Terminmanagement. Dadurch lassen sich Bauablaufpläne (Gantt-Diagramme, Meilensteine etc.) mit den Ausschreibungs- und Vergabedaten verknüpfen. Änderungen im Zeitplan können so mit den vertraglichen Leistungen abgestimmt werden. Für öffentliche Auftraggeber und größere Projekte ist diese Kopplung von Zeit und Kosten besonders wertvoll, um stets den Überblick über Fortschritt und Termine zu behalten.
BIM-Integration und CAD-Anbindung
Moderne AVA-Software lässt sich oft in das Building Information Modeling (BIM) integrieren. Das bedeutet, Mengen und Bauteile können direkt aus einem digitalen 3D-Gebäudemodell in das Leistungsverzeichnis übernommen werden. Diese BIM-Integration verhindert Doppelerfassungen und stellt sicher, dass Planungsänderungen sofort in den Ausschreibungs- und Abrechnungsdaten berücksichtigt werden. Auch die Anbindung an CAD-Programme für Mengenermittlungen beschleunigt die Arbeit und reduziert Fehlerquellen.
Standards und Schnittstellen
Eine gute AVA-Software unterstützt gängige Datenstandards und Schnittstellen zur nahtlosen Zusammenarbeit mit anderen Systemen. Neben GAEB für Ausschreibungsdaten gehören dazu z. B. Exporte nach Excel/Word, Anbindungen an Baukosten-Datenbanken oder an Vergabeplattformen. Auch Schnittstellen zu Projektmanagement-Tools oder ERP-Systemen können vorhanden sein. Durch die Einhaltung von Standards (etwa VOB-konforme Formatierung nach DIN 276) sind die erstellten Dokumente rechtssicher und normgerecht. Zugleich erhöht die Software so die Kompatibilität und verhindert doppelten Aufwand bei der Dateneingabe.
Fazit
Zum Schluss lässt sich festhalten, dass AVA-Software das digitale Rückgrat für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung im Bauwesen bildet. Sie nimmt Routinearbeiten ab, reduziert Fehler und schafft transparente Abläufe. Gerade für Einsteiger bietet eine gute AVA-Lösung einen schnellen Zugang zu diesen komplexen Aufgaben – sobald man einmal erlebt hat, wie einfach sich ein Leistungsverzeichnis oder Preisspiegel per Software erstellen lässt, möchte man nicht mehr auf manuelle Tabellenarbeit zurückfallen. In der heutigen Zeit der digitalen Bauplanung erwarten Bauherren und Auftraggeber professionelle, softwaregestützte Prozesse. Mit den hier vorgestellten Funktionen einer AVA-Software sind Architekten, Planer, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber bestens gerüstet, ihre Bauprojekte effizient, kostensicher und nachvollziehbar umzusetzen.
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