Zahlungsfreigaben

Unter einer Zahlungsfreigabe versteht man die Freigabe einer Zahlung nach erfolgter Rechnungsprüfung. Im Bauwesen ist es üblich, dass eingehende Rechnungen von Auftragnehmern zunächst fachlich und rechnerisch geprüft werden (Stichwort Rechnungsprüfung). Erst wenn die geprüfte Rechnung bestätigt ist, wird der Betrag zur Zahlung freigegeben – häufig in Form eines schriftlichen Zahlungsfreigabe-Dokuments, das den zahlbaren Betrag ausweist. In der AVA-Software ASBwin sind Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe als integrierter Prozess umgesetzt, sodass Prüfen und Freigeben effizient in einem Schritt erfolgen.

Ablauf der Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe in ASBwin

1. Rechnung erfassen: Zunächst wird die eingehende Rechnung im Modul Bauregie dem passenden Auftrag zugeordnet und erfasst. Alle Rechnungsdaten (Rechnungsdatum, -nummer, Betrag, Rechnungsart etc.) werden eingegeben. Je nach Art der Rechnung (z. B. Abschlags- oder Schlussrechnung) kann ASBwin bereits vorhandene Informationen aus dem Leistungsverzeichnis abrufen, um die Prüfung zu erleichtern.

2. Rechnungsprüfung durchführen: Anschließend erfolgt die fachliche und rechnerische Prüfung der erfassten Rechnung. Der Prüfer gleicht die berechneten Mengen und Preise mit den tatsächlich erbrachten Leistungen ab (Aufmaßprüfung) und kontrolliert die Einhaltung der Vertragsbedingungen. Etwaige Abzüge werden in ASBwin direkt in der Rechnung erfasst – beispielsweise Nachlässe, Einbehalte (etwa für Gewährleistung) oder Sonderabzüge bei Mängeln. Die Software berücksichtigt solche Abzüge automatisch bei der Berechnung. Auch bereits geleistete Zahlungen aus früheren Abschlägen werden vom Programm einbezogen, um Doppelzahlungen zu vermeiden.

3. Zahlungsfreigabe erteilen: Nach Eingabe aller Prüfdaten ermittelt ASBwin den freizugegebenden Betrag automatisch. Aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag minus aller Abzüge und vorangegangenen Zahlungen berechnet das System den tatsächlichen Zahlungsbetrag, der freigegeben werden kann. Dieser Wert wird im Feld Freigabe der Rechnungsmaske angezeigt. Der Prüfer setzt das Freigabedatum (in der Regel das aktuelle Datum) und markiert die Rechnung als geprüft. Jetzt lässt sich auf Knopfdruck das offizielle Zahlungsfreigabe-Dokument erstellen – ASBwin generiert aus den Daten ein Schriftstück (z. B. als Word-Export), in dem alle relevanten Angaben und der freigegebene Zahlbetrag aufgeführt sind. Dieses Dokument dient als Zahlungsanweisung und Nachweis der geprüften Rechnung.

Tipp: ASBwin beschleunigt den gesamten Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess. Alle Daten aus Angeboten, Nachträgen und Abrechnungen sind verknüpft, sodass die Zahlungsfreigabe per Mausklick erfolgen kann. Die integrierte Prüflogik verhindert Überzahlungen und berücksichtigt automatisch Skonto, Einbehalte oder Mängelansprüche, bevor der Zahlbetrag freigegeben wird. So behalten Sie stets den Überblick über fällige Zahlungen und den Projektkontostand.