Rechnungsarten: Einzel-, Abschlags-, Schluss- und Teilschlussrechnung

In Bauprojekten gibt es verschiedene Rechnungsarten, um Leistungen abzurechnen. Je nach Projektverlauf und Vertrag kommen Einzelrechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen oder Teilschlussrechnungen zum Einsatz. Im Folgenden werden diese Rechnungsarten präzise definiert und mit praktischen Beispielen erläutert.

Einzelrechnung – einmalige Rechnung ohne Vorauszahlungen

Eine Einzelrechnung ist eine einzelne (oft einmalige) Rechnung, die nicht in eine Sequenz von Teil- oder Abschlagszahlungen eingebunden ist. Alle Forderungen werden in einem Dokument abgerechnet – es gibt keine vorausgehenden Abschläge oder nachfolgenden Schlussrechnungen. Einzelrechnungen werden in der Regel dann eingesetzt, wenn für eine Leistung keine gestaffelten Zahlungen vereinbart sind oder wenn es sich um zusätzliche Leistungen handelt, die außerhalb des ursprünglichen Auftrags erbracht wurden. In ASBwin werden solche Rechnungen separat erfasst, zum Beispiel unter einem Sammelauftrag für diverse Einzelposten.

Praxisbeispiel

Ein Architekturbüro erhält eine Rechnung für einen einmaligen Gutachterauftrag oder für Behördengebühren. Diese werden als Einzelrechnung verbucht, da sie nicht Teil eines laufenden Bauvertrags mit Abschlagszahlungen sind. Auch kleinere Zusatzarbeiten, für die kein eigener Auftrag angelegt wurde, können so unkompliziert abgerechnet werden.

Abschlagsrechnung –
Zwischenrechnung während des Projekts

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung während der Ausführung eines Auftrags. Hier fordert der Auftragnehmer einen Teil des Entgelts für bereits erbrachte Teilleistungen oder gemäß Zahlungsplan an. Oft fungiert eine Abschlagsrechnung als Vorauszahlung beziehungsweise Anzahlung, um eine angemessene Bezahlung vor Abschluss des Gesamtprojekts sicherzustellen. Die Rechnungssumme des Abschlags wird später in der Schlussabrechnung berücksichtigt, sodass alle geleisteten Zahlungen transparent verrechnet sind.

Praxisbeispiel

Bei einem Bauvorhaben über 12 Monate vereinbaren Bauherr und Auftragnehmer monatliche Abschlagszahlungen. So stellt der Bauunternehmer beispielsweise jeden Monat eine Abschlagsrechnung über den Wert der bislang erbrachten Leistungen (z. B. Betonieren des Fundaments im ersten Monat, Mauerwerk im zweiten Monat usw.). Der Bauherr begleicht diese Teilbeträge laufend, wodurch die Liquidität des Auftragnehmers gesichert bleibt.

Schlussrechnung –
Endabrechnung des Auftrags

Die Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) bildet die abschließende Gesamtabrechnung eines Auftrags. In der Schlussrechnung müssen alle bereits geleisteten Teilzahlungen aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Das umfasst sowohl vorher gestellte Abschlagsrechnungen als auch etwaige Teil- bzw. Teilschlussrechnungen. Die Schlussrechnung zeigt somit den Restbetrag, der nach Verrechnung aller Abschläge noch zu zahlen ist. Sie wird in der Regel nach vollständiger Fertigstellung der Leistung und nach erfolgreicher Abnahme des Gewerkes gestellt.

Praxisbeispiel

Nachdem ein Bauprojekt abgeschlossen ist, reicht der Hauptauftragnehmer die Schlussrechnung ein. Darin sind z. B. fünf zuvor gestellte Abschlagsrechnungen und alle vereinbarten Änderungen (Nachträge) übersichtlich aufgelistet. Angenommen, der Gesamtauftragswert betrug 500.000 €, und in Abschlägen wurden bereits 450.000 € bezahlt – dann weist die Schlussrechnung den verbleibenden Restbetrag von 50.000 € aus (ggf. angepasst um Einbehalte oder Skonto).

Teilschlussrechnung –
finale Abrechnung eines Bauabschnitts

Eine Teilschlussrechnung ist im Prinzip wie eine Schlussrechnung, bezieht sich jedoch auf einen abgegrenzten Teil des Projekts. Sie beendet einen bestimmten Bauabschnitt oder Teilleistung endgültig. Oft wird eine Teilschlussrechnung gestellt, wenn vertraglich vereinbart wurde, bestimmte Teilleistungen separat abzunehmen und abzurechnen. Nach einer Teilschlussrechnung können weitere Abschlagszahlungen für die verbleibenden Leistungen erfolgen – diese beginnen dann wieder bei einer Abrechnungssumme von Null, da der vorherige Abschnitt abgeschlossen wurde. Im Gegensatz zur reinen Abschlagsrechnung, die auch als Vorauszahlung dienen kann, wird bei einer Teilschlussrechnung stets eine bereits fertiggestellte Teilleistung endgültig abgerechnet (inklusive eigener Gewährleistungsfristen für diesen Teil, falls vereinbart).

Praxisbeispiel

Ein Bauherr lässt den Bau eines Wohnkomplexes in zwei Phasen durchführen. Nach Fertigstellung der ersten Hälfte (z. B. Gebäude A) stellt der Bauunternehmer eine Teilschlussrechnung für Gebäude A. Damit werden alle Leistungen und Kosten dieses Bauabschnitts final abgerechnet, und die Gewährleistungsfrist für Gebäude A beginnt. Für das restliche Projekt (Gebäude B) werden anschließend neue Abschlagsrechnungen gestellt, bis auch dafür eine Schlussrechnung erfolgt. Ebenso kann eine Teilschlussrechnung bei einer Vertragsaufteilung nötig werden – etwa wenn aufgrund einer Änderung der Mehrwertsteuer ein laufender Auftrag aufgeteilt wird, um alte und neue Steuersätze getrennt abzurechnen.

Tipp: Unsere AVA-Software ASBwin unterstützt alle genannten Rechnungsarten in einer zentralen Übersicht. Im Modul Bauregie können Sie Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen komfortabel erfassen und verwalten. Das Programm berücksichtigt dabei automatisch Nachlässe, Einbehalte oder Sonderabzüge und verrechnet frühere Zahlungen – so behalten Sie stets den Überblick über den Zahlungsstand und die noch offenen Beträge.