GAEB-Formate und Austauschphasen

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss für Elektronischen Datenaustausch im Bauwesen – ein Standard, der den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen und Angeboten zwischen allen Beteiligten einer Ausschreibung ermöglicht. Anstatt Excel-Tabellen manuell abzugleichen, verwenden Auftraggeber und Bieter GAEB-Dateien, die von AVA-Programmen gelesen und geschrieben werden können. In der Praxis hat sich diese GAEB-Schnittstelle zum branchenweiten Standard entwickelt. GAEB-Formate definieren hierbei verschiedene Datenaustauschphasen (DA81–DA86), die den Phasen im Ausschreibungsprozess entsprechen.

GAEB-Austauschphasen im Überblick

Die GAEB-Austauschphasen sind genormte Dateiarten, die den Informationsgehalt je nach Verfahrensschritt festlegen. In der AVA-Software ASBwin werden insbesondere folgende Phasen unterstützt:

• DA81 – Leistungsverzeichnis weitergeben: Enthält alle wichtigen LV-Daten (Positionsnummern, Texte, Mengen, Einheiten) ohne Preise. Dient z.B. dazu, ein LV vom Fachplaner an den Architekten zur Kostenschätzung zu übermitteln.
• DA82 – Leistungsverzeichnis mit Preisansätzen: Wie DA81, jedoch inklusive kalkulierter Einheitspreise (für Kostenvoranschläge oder Budgetplanungen).
• DA83 – Ausschreibung veröffentlichen: Der Planer versendet das LV an Bieter, um Angebote einzuholen. Bieter erhalten ein digitales LV zur Angebotsabgabe.
• DA84 – Angebot abgeben: Gegenstück zu DA83 – der Bieter schickt sein ausgefülltes LV mit Einheitspreisen zurück. Der Planer kann diese GAEB-84-Datei direkt einlesen und einen Preisspiegel erstellen.
• DA85 – Nebenangebot: Austauschformat für Alternativ- oder Nebenangebote, die zusätzlich zum Hauptangebot übermittelt werden.
• DA86 – Auftrag: Enthält das schließlich beauftragte Leistungsverzeichnis mit den Zuschlagspreisen (Auftrags-LV). Diese Datei wird für die Bauausführung oder Abrechnung weiterverwendet.

Jede Austauschphase hat ihre Dateiendung – zum Beispiel steht X84 für ein Angebot (DA84) im GAEB-XML-Format. Modernen AVA-Lösungen wie ASBwin unterstützen alle Austauschphasen sowohl im Import als auch im Export.

GAEB-Formatversionen: 90, 2000 und XML

Der GAEB-Standard wurde über die Jahre weiterentwickelt. Ältere Versionen aus den 1990ern (GAEB 90) speichern die Austauschphasen in Dateien mit Endungen wie .D81, .D84 usw. Die Nachfolgeversion GAEB 2000 nutzt .P81, .P84 etc. Seit Mitte der 2000er Jahre ist GAEB DA XML der aktuelle Standard mit .X81, .X84* usw. – auf Basis einer XML-Struktur.

GAEB 90

Das klassische, zeilenbasierte Austauschformat ist auf Klartext ohne Formatierungen ausgelegt. Grafiken, Tabellen oder typografische Hervorhebungen werden nicht übertragen. Die LV-Struktur folgt einer starren Ordnungszahlen-/Gliederungslogik, was die Kompatibilität mit älteren Systemen sichert, aber weniger Spielraum bei der Hierarchietiefe lässt.

GAEB 2000

Diese Generation erweitert GAEB 90 um zusätzliche Felder und verbesserte Kodierungen, bleibt aber im Kern ein „klassisches“ Text-/Zahlenformat ohne Rich-Text-Elemente. In vielen Organisationen ist GAEB 2000 als Übergangs- und Kompatibilitätsformat noch im Einsatz.

GAEB DA XML

Die XML-Variante erlaubt eine flexiblere und tiefere Hierarchieverwendung im Leistungsverzeichnis (mehr Ebenen, mehr Attribute/Metaangaben). Außerdem können Formatierungen (z. B. Listen, einfache Hervorhebungen), Tabellen und – je nach Workflow – Verweise auf Bilder/Grafiken mitgegeben werden. Dadurch lassen sich Inhalte reicher und strukturierter austauschen, was die Lesbarkeit und Weiterverarbeitung verbessert. Öffentliche Auftraggeber verlangen heute häufig GAEB-XML, weil es als aktueller Stand der Technik gilt.

Unterschiede auf einen Blick

• Inhalte: GAEB 90/2000 = Klartext + Zahlen; kein Rich-Text. · GAEB XML = strukturierter XML-Inhalt mit Formatierungen/Tabellen und flexiblen Attributen.
• Hierarchie: GAEB 90/2000 = starr bzw. begrenzt; GAEB XML = flexibel mit tieferen LV-Hierarchien.
• Kompatibilität: GAEB 90/2000 für Bestands-/Altsysteme; GAEB XML für moderne Workflows und Anforderungen der Vergabestellen.

Praxis-Tipp: Wenn Sie formatierte LV-Texte, Tabellen oder mehr Hierarchietiefe benötigen, wählen Sie GAEB DA XML. Für den Austausch mit älteren Partnerprogrammen stellen Sie zusätzlich Dateien im GAEB 90/2000-Format bereit. Moderne AVA-Software wie ASBwin unterstützt alle drei Versionen – im Import und Export – für maximale Kompatibilität.

Praxisbeispiel:
Schluss mit Excel-Chaos bei Ausschreibungen

Stellen Sie sich vor, ein Planer erstellt ein LV in Excel und versendet es an mehrere Baufirmen. Jede Firma trägt Preise in ihrer Excel-Datei ein. Anschließend muss der Planer alle Rückläufe mühsam zusammenführen, Fehler suchen und manuell einen Preisspiegel erstellen – ein immenser Aufwand mit hohem Fehlerrisiko. Mit GAEB geht es einfacher: Der Planer exportiert sein LV einmal im GAEB-Format (z.B. DA83) und versendet diese Datei. Die Bieter importieren das LV in ihre Software (oder nutzen ein GAEB-Tool), füllen Preise ein und schicken eine GAEB-DA84-Datei zurück. Diese Angebote kann der Planer per Mausklick einlesen; die Software übernimmt alle Positionen und Preise automatisch. Das Ergebnis: kein Tabellen-Wirrwarr mehr, sondern ein automatisierter Angebotsvergleich. So heißt es am Ende: „Tschüss, Tabellenchaos – hallo, GAEB!“.

Gerade bei großen Projekten mit Dutzenden Bietern und hunderten Positionen erzielt man durch GAEB enorme Zeitgewinne. Wo früher Excel-Exporte und händische Übertragung notwendig waren, läuft der Datenaustausch nun medienbruchfrei und standardisiert ab.

Vorteile des GAEB-Datenaustauschs

• Weniger Fehler: Alle Beteiligten arbeiten mit denselben digitalen Daten, statt Zahlen manuell von Dokument zu Dokument zu übertragen. Das vermeidet Übertragungsfehler, Zahlendreher oder Auslassungen. Jede LV-Position wird nur einmal erfasst und dann elektronisch weitergereicht – die Datenqualität bleibt hoch und die Ausschreibung konsistent.
• Mehr Effizienz: Angebote können per Klick eingelesen werden, anstatt Dutzende Excel-Dateien zu konsolidieren. Die Angebotsprüfung läuft deutlich schneller ab, insbesondere bei größeren Vorhaben. Bieter profitieren ebenfalls: Sie können GAEB-LVs direkt in ihrer Software oder via Excel ausfüllen und als GAEB-Datei zurücksenden, ohne alles neu abtippen zu müssen.
• Hohe Kompatibilität: GAEB fungiert als gemeinsame Sprache zwischen verschiedener Software. Planer und Firmen müssen nicht dieselbe Anwendung nutzen – solange beide GAEB unterstützen, ist ein nahtloser Datenaustausch möglich. Nahezu alle AVA-Programme, Kalkulationstools und Ausschreibungsplattformen in Deutschland beherrschen GAEB. Selbst Textdatenbanken (z.B. Sirados, Heinze) bieten GAEB-Export-Schnittstellen.
• Transparenz und Fairness: Mit GAEB liegen alle Angebotsdaten strukturiert und nachvollziehbar vor. Änderungen oder Preiseingaben sind genau zuordenbar. Öffentliche Auftraggeber verlangen oft GAEB-Dateien, weil sie einen transparenten Angebotsvergleich ermöglichen und Vergaberegeln (z.B. nach VOB) einhalten helfen. Der GAEB-Standard gilt als Stand der Technik und minimiert das Risiko formaler Fehler bei der Wertung. Kurz: GAEB schafft Vertrauen und Rechts­sicherheit im Vergabeprozess.

GAEB hat sich daher für alle, die Ausschreibungen durchführen, als unverzichtbar erwiesen. Ob Architekt, Ingenieur, Bauunternehmer oder Vergabestelle – jeder profitiert vom einheitlichen GAEB-Format. Es eliminiert Insellösungen und manuelle Tipp-Arbeit: LVs und Angebote lassen sich medienbruchfrei austauschen, was Fehler minimiert, Zeit spart und einen fairen Wettbewerb sicherstellt.

Tipp: Moderne AVA-Software wie ASBwin unterstützt den GAEB-Standard mit robusten Schnittstellen und praktischen Funktionen – von der Erstellung der Ausschreibung (DA83) über den Import der Angebote (DA84) bis hin zur Auftragsvergabe (DA86) läuft alles in einem Guss.