Excel Export

Excel-Export bezeichnet die Möglichkeit, Daten aus ASBwin direkt an Microsoft Excel (bzw. andere Tabellenkalkulationsprogramme wie OpenOffice Calc) zu übergeben. Die AVA-Software verfügt über eine direkte Excel-Schnittstelle, sodass Listen und Auswertungen per Knopfdruck in einer geöffneten Excel-Tabelle erscheinen. Auf diese Weise können z.B. Angebotsvergleiche (Preisspiegel) oder Kostenzusammenstellungen außerhalb von ASBwin flexibel weiterverarbeitet werden – ohne manuelles Abtippen der Werte.

Typische Exportinhalte und Anwendungsfälle

In nahezu allen Modulen von ASBwin lassen sich tabellarische Informationen bei Bedarf nach Excel exportieren. Typische Anwendungsfälle sind:

Ausschreibungslisten / Auftrags-LV

Inhalte des Leistungsverzeichnisses (LV) oder Kostenschätzungen können zur weiteren Analyse an Excel übergeben werden. Beispielsweise ist es möglich, eine nach Kostengruppen gegliederte Projektübersicht in Excel zu erstellen, um dort Berechnungen oder Diagramme durchzuführen.

Darüber hinaus kann ASBwin beim Export auch Formeln mitgeben – etwa Menge × Einheitspreis = Gesamtpreis sowie automatische Spaltensummen. So lassen sich in Excel hypothetische Kalkulationen oder Szenarienrechnungen durchführen, indem Preise oder Mengen verändert und die Auswirkungen sofort sichtbar werden.

Preisspiegel (Angebotsvergleich)

Im Modul Vergabe bietet ASBwin die Funktion, einen Preisspiegel – also die Gegenüberstellung der Bieterangebote – direkt an Excel zu übergeben. Damit stehen sämtliche Angebotspositionen und Preise in einer Excel-Tabelle zur Verfügung, was etwa eigene Sortier- oder Markierungsaktionen erleichtert.

Adress- und Kontaktlisten

Die im Adressmodul erfassten Daten (Bauherrn, Firmen, Planer etc.) können ebenfalls an Excel übergeben werden. So lassen sich z.B. Telefonlisten, Verteiler oder Etiketten mithilfe von Excel individuell gestalten und ausdrucken.

Auftrags- und Rechnungslisten

Im Bauregie-Modul (Bauleitung und Abrechnung) besteht die Möglichkeit, Listen der erfassten Aufträge oder Rechnungen an Programme wie Excel zu exportieren. Auf diese Weise kann man z.B. Zahlungspläne, Soll-Ist-Vergleiche oder projektübergreifende Übersichten in der Tabellenkalkulation erzeugen.

Diese Excel-Export-Funktionalität ist besonders nützlich, wenn Auswertungen über das hinausgehen, was das Berichtswesen in ASBwin direkt liefert. Alle Daten, die strukturiert in Tabellen vorliegen, können extern weitergenutzt werden – sei es für unternehmensspezifische Reportings, zum Abgleich mit anderen Datenquellen oder einfach zur Archivierung in gängigem Excel-Format.

Funktionsweise des Excel-Exports

Die Bedienung des Excel-Exports ist in ASBwin einheitlich gelöst: Hat man die gewünschte Liste oder Auswertung im Programm aufgerufen, wählt man die Option „Export nach Excel“ (bzw. Tabellenkalkulation) im Menü oder über einen entsprechenden Schalter. Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in dem alle verfügbaren Datenfelder der Liste angezeigt sind. Hier kann der Benutzer gezielt auswählen, welche Spalten nach Excel übertragen werden sollen, und bei Bedarf die Spaltenreihenfolge anpassen (per Schaltflächen oder Drag-and-Drop). Diese Vorabauswahl ist hilfreich, um in Excel später nur die relevanten Informationen vor sich zu haben.

Sind die Einstellungen gewählt, startet ein Klick auf „Übergeben“ den Übertragungsprozess. Excel wird automatisch geöffnet und ASBwin erzeugt eine neue Arbeitsmappe mit den ausgewählten Daten. Wichtig zu wissen: Auf dem Rechner muss Excel (oder ein kompatibles Tabellenprogramm) installiert sein, da die Übergabe über die OLE-Schnittstelle direkt an die Anwendung erfolgt. Es wird keine Zwischendatei geschrieben – die Daten erscheinen unmittelbar in Excel. Das hat den Vorteil, dass der Vorgang sehr schnell abläuft und man unmittelbar mit den Zahlen weiterarbeiten kann.

In Excel kann der Anwender nun wie gewohnt alle Funktionen der Tabellenkalkulation nutzen. Die von ASBwin erzeugte Tabelle ist dabei zunächst unabhängig von der AVA-Software: Änderungen, die man in Excel an den Zellen vornimmt, haben keine Rückwirkung auf die Projekt-Datenbank von ASBwin. Man kann also hypothetische Berechnungen durchführen oder das Layout verändern, ohne das Originalprojekt zu beeinflussen. Wenn man die bearbeitete Excel-Datei speichert, steht sie als separates Dokument zur Verfügung – ideal, um Auswertungen an Dritte weiterzugeben, die kein ASBwin installiert haben.

Ein Hinweis zur Genauigkeit: Zahlenwerte (insbesondere Summen) werden von ASBwin als feste Werte exportiert, nicht als Excel-Formeln. Das heißt, in der generierten Tabelle sind Gesamtbeträge zwar enthalten, aber ein Ändern von Einzelpositionen in Excel führt nicht zu einer automatischen Neuberechnung der Summe. Diese Limitierung ist wichtig zu beachten, damit keine falschen Schlüsse aus nachträglichen Änderungen gezogen werden. Bei Bedarf kann der Nutzer jedoch in Excel eigene Formeln hinterlegen oder die Summenfelder erneut berechnen lassen. Der initiale Export dient primär dazu, die Daten schnell verfügbar zu machen – die eigentliche Berechnungslogik verbleibt in ASBwin.

Vorteile des Excel-Exports

Die Excel-Export-Funktion bietet zahlreiche Vorteile für die tägliche Arbeit mit ASBwin:

Flexibilität

In Excel können die exportierten Daten beliebig weiterbearbeitet werden. Der Anwender ist nicht an vordefinierte Berichtslayouts gebunden, sondern kann eigene Berechnungen, Pivot-Tabellen oder Diagramme erstellen. So lassen sich z.B. projektübergreifende Vergleiche, Trendanalysen oder individuelle Kennzahlen zur Projektsteuerung entwickeln – was die übergreifende Kostenkontrolle unterstützt.

Zeitersparnis

Anstatt Zahlen manuell zu übertragen oder doppelt zu pflegen, reichen wenige Klicks, um ein vollständiges Tabellen-Layout in Excel zu erhalten. Fehler durch händisches Abtippen werden vermieden, und Auswertungen stehen sofort digital zur Verfügung.

Kompatibilität

Excel-Dateien sind ein Quasi-Standard. Durch den Export können Berichte und Listen leicht mit Kollegen, Auftraggebern oder Nachunternehmern geteilt werden, ohne dass diese ASBwin nutzen müssen. Zudem ist eine weitere Verarbeitung in anderen Systemen (z.B. Import in Controlling-Software) möglich.

Grafische Auswertungen

Viele Anwender schätzen die Möglichkeit, aus den exportierten Daten Diagramme zu generieren – etwa Kostendiagramme, Budget-Auslastungen oder Bieterpreis-Verteilungen. ASBwin liefert die Rohdaten, und in Excel können diese anschaulich visualisiert werden. Gerade bei Präsentationen oder Berichten an Bauherren ist dies ein großer Pluspunkt.

Insgesamt stellt der Excel-Export eine Brücke zwischen AVA und Office-Welt dar. Er ermöglicht es, das Beste aus beiden Bereichen zu kombinieren: die strukturierten Daten und Prüflogiken von ASBwin einerseits und die universellen Analyse- und Darstellungswerkzeuge von Excel andererseits. Für Architektur- und Ingenieurbüros bedeutet das mehr Freiheit bei Sonderauswertungen und eine höhere Effizienz bei Routineaufgaben.