Dokumentverwaltung / Vorlagen

Die Dokumentverwaltung in ASBwin bezeichnet die zentrale Organisation aller Projekt- und Geschäftsdokumente innerhalb der AVA-Software. Sämtliche Schriftstücke – von Angeboten über Verträge bis zu Briefen oder Protokollen – werden hier strukturiert nach Projekten und Adressen abgelegt. Vorlagen sind vordefinierte Dokumente (Formulare oder Musterdateien) mit Platzhaltern, die beim Erstellen eines neuen Dokuments automatisch durch aktuelle Daten (z.B. Projektname, Datum, Anschrift) ersetzt werden. Dadurch können Standard-Schreiben schnell und einheitlich erzeugt werden, ohne dass wichtige Angaben manuell eingetragen werden müssen.

Funktionen der Dokumentenverwaltung

Automatisches Erzeugen von Schreiben

Geschäftsbriefe lassen sich per Mausklick erstellen, wobei Anschrift und Anrede direkt aus der Adressverwaltung eingefügt werden. Das Programm öffnet im Hintergrund die Textverarbeitung (z.B. Word) und generiert einen fertigen Briefkopf – mit einem Klick sind alle Adressdaten korrekt platziert.

Zentrale Ablage nach Projekt und Adresse

Jedes Dokument wird gleichzeitig dem zugehörigen Projekt und der Adresse zugeordnet. So findet man es sowohl in der Projektübersicht als auch bei der jeweiligen Firma/Kontaktperson wieder. Diese doppelte Verknüpfung erspart das Suchen in Ordnerstrukturen: Alle Dokumente sind kontextbezogen sofort griffbereit.

Unterstützung verschiedener Dateiformate

Ob Word-Dokument, Excel-Tabelle oder PDF – diverse Dateitypen können als Dokumente verwaltet werden. ASBwin speichert die Dateien intern ab und öffnet sie mit dem jeweils passenden externen Programm.

Such- und Filterfunktionen

Über Filter und Volltextsuche lassen sich Dokumenteinträge schnell eingrenzen. So können z.B. alle Briefe eines bestimmten Zeitraums oder an einen bestimmten Auftragnehmer mit wenigen Klicks angezeigt werden.

Netzwerkweite Verfügbarkeit

In Mehrbenutzer-Umgebungen sind Dokumente für berechtigte Teammitglieder sichtbar und nach Adressen/Projekten sortiert abrufbar. Jeder arbeitet mit dem gleichen aktuellen Dokumentenstand – hilfreich etwa für die gemeinsame Kostenkontrolle im Projekt.

Import/Export und E-Mail-Integration

Externe Dateien lassen sich importieren, sodass auch außerhalb von ASBwin erstellte Dokumente im Projektarchiv landen. Umgekehrt können Dokumente bei Bedarf exportiert oder direkt per integrierter E-Mail-Funktion versandt werden.

Vorlagen erstellen und nutzen

Dokumentenvorlagen spielen eine entscheidende Rolle, um wiederkehrende Schriftstücke effizient zu erzeugen. Eine Vorlage enthält vordefinierte Texte und Platzhalter (Variablen) für variable Angaben. Beim Anlegen eines neuen Dokuments wählt der Nutzer zunächst eine Dokumentenart (also eine Vorlage) aus – damit ist automatisch festgelegt, mit welchem Programm das Dokument erstellt wird (z.B. Word für .docx, Excel für .xls). Anschließend öffnet ASBwin die entsprechende Anwendung mit dem Vorlagentext, fügt alle erforderlichen Daten ein und der Benutzer kann sofort mit dem inhaltlichen Feinschliff beginnen.

Vorlagen lassen sich in ASBwin frei definieren und mit beliebigen Variablen ausstatten. Typische Platzhalter sind etwa <Projektname>, <Adresse>,<Datum> oder projektspezifische Felder wie Bauvorhaben, Ansprechpartner etc. Beim Generieren eines Dokuments ersetzt ASBwin diese Tags automatisch durch die aktuellen Werte aus der Projekt- und Adressdatenbank. So erhält jedes Schreiben automatisch einen korrekten Briefkopf mit aktueller Anschrift, Datumsangabe und Anrede – Fehler durch Copy-Paste oder veraltete Vorlagen werden vermieden.

Auch Layout und Formatierung können über Vorlagen einheitlich vorgegeben werden. Zum Beispiel lässt sich ein Firmenbriefbogen oder ein Faxformular mit Logo als Vorlage hinterlegen. In diese Datei fügt man einmalig die gewünschten ASBwin-Variablen ein, sodass bei jeder neuen Verwendung die Empfängerdaten und andere Inhalte direkt an den richtigen Stellen stehen. Änderungen am Layout (etwa Aktualisierung des Logos) müssen dann nur an der Vorlage vorgenommen werden und wirken sich automatisch auf alle zukünftigen Dokumente aus.

Praxis-Tipp: ASBwin liefert bereits einige Standardvorlagen mit. Über die Dokumentenartverwaltung im Menü können diese angepasst oder eigene Vorlagen hinzugefügt werden. Hier kann man jeder Vorlage einen Namen geben („Brief“, „Angebotsanschreiben“ etc.) und festlegen, welches Programm zum Bearbeiten genutzt wird.

Anwendung in der Praxis

In der täglichen Projektarbeit ermöglicht die Dokumentverwaltung mit Vorlagen ein enormes Zeitersparnis und konsistente Ergebnisse. Beispielsweise kann ein Architekt mit wenigen Klicks einen standardisierten Brief an einen Bauunternehmer erstellen, um einen Auftrag zu erteilen. Aus der Adressverwaltung wählt er einfach den gewünschten Kontakt aus, startet die Dokumentfunktion und wählt die Vorlage "Auftragsschreiben". ASBwin öffnet Word mit der entsprechenden Vorlage: Das Dokument enthält bereits die komplette Anschrift des Auftragnehmers und eine passende Anrede – der Architekt ergänzt nur noch projektindividuelle Details und hat im Nu ein fertig formatiertes Schreiben bereit.

Ebenso reibungslos funktionieren wiederkehrende Schreiben wie Bautagebuch-Einträge, Mängelanzeigen oder Abnahmeprotokolle. Über Vorlagen sind beispielsweise Textbausteine für typische Projektberichte oder Anschreiben an Behörden abrufbar. Selbst Serienbriefe an mehrere Empfänger lassen sich direkt erzeugen, etwa um allen Bietern gleichzeitig eine Mitteilung zukommen zu lassen. Dabei werden in jedem Schreiben automatisch die jeweiligen Adressdaten des Empfängers eingesetzt.

Ein weiterer Vorteil: Alle Dokumente sind kontextbezogen abrufbar. Wird z.B. später in der Projektabschlussphase ein bestimmter Nachtrag diskutiert, kann man im Modul Bauregie sofort das zugehörige Schreiben öffnen, da es unter dem betreffenden Projekt abgelegt ist. Umgekehrt sieht man in der Adressverwaltung auf einen Blick den gesamten Schriftverkehr mit einer Firma – über Projekte hinweg. Dieses geordnete Ablagesystem sorgt für Transparenz: Kein Dokument geht verloren, alle Änderungen sind nachvollziehbar, was letztlich auch die Projektauswertung und Kostenkontrolle unterstützt.

Zuletzt sei erwähnt, dass Vorlagen nicht nur für freie Schriftstücke dienen, sondern ebenso für formale Dokumente in der Bauabwicklung. So nutzt ASBwin beispielsweise in der Bauregie Vorlagen für Aufträge und Rechnungen: Standardformulare wie Auftragsbestätigungen oder Zahlungsfreigaben können im Formulardesigner einmalig erstellt und mit Variablen versehen werden. Beim Ausdrucken füllt ASBwin diese Formulare dann mit den aktuellen Projektdaten – einheitliche, korrekte Vertragsdokumente sind damit sichergestellt. Dieser medienbruchfreie Workflow von der Ausschreibung bis zur Abrechnung steigert die Qualität und reduziert Fehler.

Vorteile auf einen Blick

Durch die Kombination aus Dokumentverwaltung und Vorlagen sparen Anwender viel Zeit und behalten stets den Überblick. Alle wichtigen Schriftstücke sind zentral verfügbar, konsistent formatiert und in Sekundenschnelle erstellt. Wiederholende Routinekorrespondenz läuft quasi nebenbei, während man sich auf die inhaltliche Projektarbeit konzentrieren kann. Insgesamt erhöht sich die Professionalität der Kommunikation – ein klarer Mehrwert gegenüber einer fragmentierten Ablage in Word-Dateien auf dem Dateiserver.