Mit ASBwin können Sie Dokumente unter WinWord, Excel, OpenWriter, OpenCalc und vielen anderen Programmen erstellen. Briefe erhalten automatisch die Anschrift und werden unter einer Adresse und einem Projekt abgelegt. So haben Sie den gesamten Schriftverkehr zu einer Adresse und einem Projekt mit einem Mausklick selektiert.
Die Dokumentenverwaltung unterscheidet sich in der Fensterdarstellung von den anderen Modulen, da hier keine Register Verwendung finden. In einer Tabelle werden Datum, Adresse, Projekt, Vorlagentyp und eine Bemerkungszeile angezeigt. Die Dokumente lassen sich nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern. Möchten Sie ein bestehendes Dokument öffnen, genügt ein Doppelklick auf die entsprechende Zeile. Anschließend wird das zum Dokument gehörige Programm wie z.B. WinWord mit diesem Dokument gestartet. Nach Abschluss der Bearbeitung finden Sie sich in der Dokumentenverwaltung von ASBwin wieder.
Hauptmaske der Dokumentenverwaltung
ASBwin legt Dokumente intern als Dateien (*.doc, *.xls, oder andere Formate) ab. Der Dateiname wird dabei aus einer fortlaufenden Nummer, der sogenannten ID gebildet. Sie finden die Dokumente in der Adressverwaltung und der Projektverwaltung in dem jeweiligen Register Dokumente wieder. Dort werden sie zu der gewählten Adresse bzw. dem gewählten Projekt angezeigt. Die Anzeige ist nach dem Datum der Erstellung sortiert. Dokumente lassen sich auch in den Modulen Adressen und Projekte neu erstellen. In der Praxis werden die meisten Schreiben wohl direkt aus der Adressverwaltung erzeugt. Soll ein neues Dokument erstellt werden, betätigen Sie den Schalter Neues Dokument in der oberen Schalterleiste. Daraufhin erscheint eine Eingabemaske mit Angaben und Zuordnungen für das neue Dokument. Datum und Uhrzeit werden automatisch eingetragen, Sie können die Dokumentenart bestimmen und die Adresse sowie das Projekt zuordnen.
Die Dokumentenart wird aus den Dokumentenvorlagen gewählt. Dies sind Formulare oder auch leere Dateien, die mit bestimmten Programmen wie WinWord, Excel, OpenWriter, ASBwin- Text, usw. vorher erzeugt wurden. Mit der Auswahl einer Vorlage legen Sie fest, mit welchem externen Programm das Dokument bearbeitet wird.
Fenster zur Erzeugung eines neuen Dokumentes