Vorlagen können mit verschiedenen Programmen erstellt werden. In früheren Versionen wurde lediglich WinWord unterstützt. Jetzt werden neben weiteren Textverarbeitungen (OpenWriter, Staroffice, ASBwin- Text) auch externe Tabellenkalkulationen oder sonstige Programme unterstützt. Da die Zuordnung automatisch über die Dateikennung erfolgt (z.B. werden *.doc – Dateien mit WinWord geöffnet, *.xls mit Excel, usw.), lassen sich hier beliebige Daten als Dokumente verwalten. Es kommen allerdings nur Programme in Betracht, die Ihre Daten in genau einer Datei ablegen.
Im Menü Datei der Dokumentenverwaltung wird der Punkt Dokumentenartverwaltung aufgerufen. Von hier aus können Sie Vorlagen erstellen, in die Sie nach Bedarf Variablen einfügen, welche beim Erzeugen des Dokumentes mit den aktuellen Daten gefüllt werden. Variablen werden wie normaler Text eingegeben und sind in spitze Klammern eingefasst <Variable>.
Fenster zur Verwaltung von Dokumentenvorlagen
Mit dem Schalter mögliche Variablen in die Zwischenablage kopieren werden alle Variablen in die Windows-Zwischenablage kopiert und können anschließend unter WinWord über z. B. Strg V aufgelistet werden.
Neue Dokumentenvorlagen erzeugen
Mit dem Schalter Neue Vorlage erstellen wir eine neue Dokumentenvorlage erzeugt. Geben Sie dieser mit Art eine beliebige Bezeichnung für die spätere Auswahlliste und wählen Sie anschließend das Programm, mit welchem das Dokument bearbeitet werden soll. Es werden lediglich die hier verfügbaren Programme in der Auswahlliste angezeigt. Als Muster wird ASBwin automatisch Vorlagen eintragen. Dieses Feld muss vorerst nicht von Ihnen bearbeitet werden.
Richten Sie sich hier Vorlagen für Programme ein, mit denen Sie unter ASBwin Dokumente arbeiten wollen. Sie können hier z.B. ein Faxformular mit Logo definieren und ASBwin - Variablen einfügen, so dass bei Erstellung eines Dokumentes aus der Adressverwaltung Anschrift, Faxnummer und Anrede eingefügt wird.
Mit den Schaltern Import und Export von Dokumenten lassen sich Dokumente aus anderen, ASBwin selbst nicht bekannten Programmen verwalten. Die importierten Dokumente können dann als Vorlage zum Bilden neuer Dokumente unter ASBwin benutzt werden. Sind die Programme ASBwin nicht bekannt, lassen sich allerdings keine Variablen verwenden. Das importierte Dokument muss aus einer Datei bestehen. Um diese Dokumente anzuzeigen, muss eine Anwendung für die Dateiendung im Betriebssystem registriert sein.
Über die Vorlage wird der jeweilige Dokumenteneditor bestimmt. Die erzeugte Vorlage wird immer mit dem zugehörigen Dokumenteneditor aufgerufen. Das Einfügen und Ersetzen der Dokumentenvariablen funktioniert anlog zu WinWord. Je nach Besonderheit des Dokumenteneditors kann das Verhalten geringfügig abweichen (Tabellen lassen sich in Excel oder OpenCalc nicht in eine Zelle schreiben, sondern werden über mehrere Zellen ausgegeben, Tabellen in der Kopfzeile sind hier nicht möglich).
ASBwin bekannte und direkt unterstützte Editoren:
Microsoft WinWord ab Version 8.0 (Office 97)
Microsoft Excel ab Version 8.0 (Office 97)
OpenWriter/ OpenOffice ab Version 1.1.4
OpenCalc/ OpenOffice ab Version 1.1.4
ASBwin Text, interner Texteditor
ASBwin E-Mail, interner E-Mail Client