Sie können analog zur Adressverwaltung Abfragen für Dokumente durchführen. Starten Sie eine Abfrage in der Dokumentenverwaltung mit dem Schalter Abfrage auf Dokumente.
Abfragefenster in der Dokumentenverwaltung
In dem Abfragefenster geben Sie zuerst den Zeitraum an, über den die Abfrage durchgeführt werden soll. Legen Sie anschließend fest, ob nur unerledigte oder alle Dokumente abgefragt werden sollen. Nach Festlegung der Sortierung lassen sich weitere Eingrenzungen definieren. Möchten Sie nur Dokumente zu einer bestimmten Adresse oder einem Projekt angezeigt bekommen, fügen Sie die entsprechenden Selektionskriterien mit Hilfe der gelben Auswahlbuttons hinzu.
Die Abfrage wird mit dem Schalter Abfrage aktivieren in der Schalterleiste des Fensters gestartet. Das Ergebnis erscheint in einer Tabelle. Hier werden die ermittelten Dokumente in der vorher festgelegten Reihenfolge angezeigt. Sobald Sie auf ein abgefragtes Dokument in der Tabelle klicken, wird dieses auch in dem dahinterliegenden Hauptfenster angezeigt und kann dort mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Die Ergebnisliste lässt sich auch über das Druckersymbol in verschiedenen Listen oder nach verschiedenen Exportfiltern auswerten. Es erscheint vorher wieder ein Fenster mit den markierten Datensätzen, analog zur Adressenabfrage. Hier können Sie nachträglich einzelne Datensätze durch einen Mausklick aus der Liste entfernen. Anschließend wählen Sie über das Windowsmenü die gewünschte Druckliste oder den gewünschten Exportfilter (dBASE, Excel) aus. Mit der Funktion alle ausgewählten Drucken werden alle markierten Dokumente der Reihe nach über den Drucker ausgegeben.
Neben dem Druckersymbol wird ein weiterer Schalter in abgefragten Dokumenten nach Begriff suchen angeboten. Bei Betätigung dieses Schalters öffnet ASBwin jedes einzelne Dokument und durchsucht es nach dem angegebenen Begriff. Wird dieser gefunden, öffnet ASBwin das Dokument unter WinWord und setzt den Mauszeiger auf den markierten Suchbegriff. Auf diese Weise können Sie nach beliebigen Begriffen in umfangreichen Dateibeständen suchen.