Um einen neuen Termin in der grafischen Ansicht zu erfassen, klicken Sie doppelt mit der Maus an der entsprechenden Position in der Wochenansicht. Es wird daraufhin ein Fenster mit zum Teil vorgegebenen Daten geöffnet. Sie sollten vorher rechts unten in der Auswahlliste kontrollieren, ob Sie sich in dem gewünschten Kalender befinden, falls mehrere eingerichtet wurden.
Erfassungsfenster für neue Termine
In der ersten Zeile finden Sie die Eingabefelder für Datum und Uhrzeit vorbelegt. Bei Bedarf ändern Sie diese Daten. In der zweiten Zeile geben Sie den Kurztext zur Beschreibung des Termins ein. Über die Auswahlliste der Combobox können Sie auf bereits eingegebene Texte zurückgreifen. In dem darunter liegenden mehrzeiligen Textfeld können Sie weitere Textzeilen zur Beschreibung hinzufügen.
Die folgenden Schaltflächen sind vorbelegt für die Terminarten Geburtstag und über mehrere Tage um die Eingabe dieser Termine zu vereinfachen. Bei Anklicken der Schaltfläche Geburtstag wird beispielsweise das Auswahlkästchen ganztägig markiert, der Eintrag für Wiederholung auf jährlich festgelegt und die Art des Termins mit Geburtstag vorbelegt. In diesem Fall muss nur noch der Name des Geburtstagskandidaten eingetragen werden. Mit der Auswahlliste Art wird die Terminart festgelegt, womit ASBwin eine Farbe für die anschließende Darstellung am Bildschirm zuweist.
Die nächsten beiden Schaltflächen dienen der Zuordnung des Termins zu einem Projekt und einer Adresse. Diese Eingaben sind wie alle anderen optional. Der Termin wird anschließend in der Projekt- und Adressverwaltung im Terminregister dargestellt. Allerdings nur, wenn der Eintrag im Kalender für gemeinsame Termine erfolgte.
Eine Zeile tiefer im Terminerfassungsfenster werden Wiederholungstermine festgelegt. Ein typischer Vertreter dieser Terminart ist der Geburtstag mit einer jährlichen Wiederholung. Dieser Termin erscheint jedes Jahr zum gleichen Kalendertag. Je nachdem, ob es sich um eine tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung des Termins handelt, können zusätzliche Angaben erforderlich sein.
Erfassungsfenster für jährliche Wiederholungstermine
Bei der Eingabe einer jährlichen Wiederholung kann z. B. neben dem Jahresrhythmus eine Festlegung auf Arbeitstage oder Wochentage erfolgen.
Erfassungsfenster für wöchentliche Wiederholungstermine
Für wöchentliche Wiederholungen lässt sich neben dem Wochenrhythmus (z. B. alle 2 Wochen) ebenfalls der Wochentag festlegen. Durch Markieren des Kästchens Erinnerung können Sie eine automatische Weckfunktion für diesen Termin einrichten. Geben Sie hierbei auch an, um wie viele Minuten oder Stunden vorher der Weckruf erfolgen soll. Mit der Eingabe der Termindauer legen Sie die Länge des einzutragenden Termins fest. Bei Markierung des Kästchens ganztägig wird der Termin im oberen Bereich der Anzeige als schmaler Balken eingetragen.