Unter Kapitel 9.4 Abfrage wurde die Möglichkeit beschrieben, Serienbriefe direkt unter ASBwin zu erzeugen. Diese Methode ist insbesondere für Mengen <1000 Briefe vorzuziehen, da sie bedeutend schneller und einfacher zu bedienen ist. In diesem Kapitel werden Serienbriefdateien für WinWord behandelt.
Da in seltenen Fällen alle vorhandenen Adressen heranzuziehen sind, muss als erster Schritt eine geeignete Selektion bzw. Abfrage im vorhandenen Adressdatenbestand stattfinden. Vor der Adressselektion sollte das zu verschickende Dokument unter WinWord als normaler Text erfasst werden. Lassen Sie im oberen Bereich des Dokumentes Platz, um dort später Variablen für die Anschrift einzufügen. Die folgenden Schritte werden anhand der Version 'WinWord für Windows ´95' erklärt. Sie lassen sich aber mit einigen kleinen Änderungen auf andere WinWord - Versionen übertragen.
Nachdem Sie Adressen im Abfragefenster selektiert haben, klicken Sie in der Schalterleiste das Druckersymbol an. Es erscheint eine Liste mit den ausgewählten Adressen. Starten Sie nun den Menüpunkt Listen-Serienbriefdatei und es erscheint ein Verzeichnisauswahldialog. ASBwin möchte von Ihnen wissen, in welchem Verzeichnis und unter welchem Namen die Serienbriefdatei abgelegt werden soll. ASBwin übergibt an dieser Stelle die weitere Arbeit an WinWord.
Unter WinWord wählen Sie die Funktion Extras- Seriendruck. In der Dialogbox bestätigen Sie der Reihe nach die Funktionen Erstellen-Serienbrief-Aktives Fenster. Anschließend geht's weiter mit Daten Importieren -Datenquelle Öffnen. Wählen Sie im Dateiauswahldialog die unter ASBwin erzeugte Serienadressdatei. Achten Sie darauf, dass der Dateityp im Dateiauswahldialog mit der gesuchten Datei übereinstimmt. Evtl. müssen Sie den Dateityp von '.doc' nach '.txt' ändern.
Per Doppelklick auf die Datei wird diese mit Ihrem Serienbrief verbunden. WinWord wird sich an dieser Stelle vermutlich beschweren, da Sie noch keine Adressfelder in Ihr Dokument eingefügt haben. Im oberen Fensterbereich können Sie über den Schalter Seriendruckfeld einfügen die Variablen für Ihr Anschriftenfeld einfügen. Geben Sie beispielsweise an der Position 5,3 cm (vom oberen Blattrand, entspricht der Position eines Brieffensters) folgende Variablen ein:
<<Anrede>>
<<Name>>
<<Zusatz>>
<<Strasse>>
<<PLZ>>
<<Ort>>
Für die persönliche Briefanrede ('Sehr geehrter Herr Müller') tragen Sie einige Zeilen tiefer die Variable <<Briefanr>> ein. Mit der Funktion Extras- Serienbrieffunktion- Ausführen erzeugen Sie nun die Serienbriefe.