Sie können sich alle Textdokumente zu einem Projekt anzeigen lassen und mit einem Doppelklick auf das Dokument bearbeiten. Befinden Sie sich in der Adressverwaltung, wird ASBwin Ihnen die Dokumente nach Adressen sortiert anzeigen. Sie können aus einem Projekt oder aus einer Adresse heraus ein neues Dokument anlegen. ASBwin ruft im Hintergrund die Textverarbeitung auf und gibt dieser bei vorhandener Adresse gleich einen fertigen Briefkopf mit. So haben Sie mit einem Knopfdruck die vollständige Anschrift und Briefanrede bereits am Bildschirm.
Dokumente werden automatisch unter dem zugehörigen Projekt und der Adresse abgelegt. Um neue Dokumente zu erfassen, betätigen Sie den entsprechenden Schalter in der Schalterleiste. Es erscheint das Dokumentenerfassungsfenster. Das Programm schlägt Erfassungsdatum und Uhrzeit vor. Wählen Sie anschließend die Dokumentenart aus.
Fenster zur Dokumenterzeugung aus der Projektverwaltung
Um dem Dokument eine Adresse zuzuweisen, wählen Sie den Schalter am Ende des Anzeigefeldes zu Adresse. Es erscheint das Adressauswahlfenster. Geben Sie dort im oberen Feld den gesuchten Namen ein. Die Tabelle wird parallel im Hintergrund durchsucht. Wählen Sie die Adresse mit einem Doppelklick aus und Sie befinden sich wieder im Dokumentenerfassungsfenster.
Durch Betätigung der Schaltfläche Weiter starten Sie nun das zur Vorlage gehörende Fremdprogramm wie z.B. WinWord. Nach Fertigstellung des Briefes beenden Sie WinWord oder minimieren das Fenster. Sie gelangen wieder in das Dokumentenregister von ASBwin. Das neu erfasste Dokument wird an oberster Stelle als aktuelles Dokument angezeigt.
Die Tabelle lässt sich mit der dazugehörigen Schaltfläche aufklappen. Bei aufgeklappter Tabelle werden zusätzliche Daten, wie ein mehrzeiliger Hinweistext, der tatsächliche Name der WinWord - Datei (wird automatisch von ASBwin aus der ID - Nr. erzeugt) und die Größe des Dokumentes in KBytes angezeigt. Physikalisch werden Dokumente als normale Textdateien unter dem ASBwin - Verzeichnis Data\Dokument abgelegt.
Weiterhin können Sie durch Anklicken der Ordner die Klassifizierung des Dokumentes oder die Zuordnung der Adresse ändern. Die Zuordnung der Adresse ist nötig, um die Anzeige eines Dokumentes auch in der Adressverwaltung zu gewährleisten.