Zur Erfassung einer neuen Abschlagsrechnung wählen Sie den Schalter A in der Schalterleiste. Es erscheint die Erfassungsmaske für Abschlagsrechnungen. Alle Werte sind netto zu erfassen.
Fenster zur Erfassung von Abschlagsrechnungen
Zwei Arten der Rechnungserfassung
Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Arten der Rechnungserfassung zur Verfügung. Im ersten Fall wird der Auftrag an das Leistungsverzeichnis gekoppelt und direkt über das LV abgerechnet. Dafür klicken Sie auf den Schalter Abrechnungsmengen erfassen in der Symbolleiste der Bauregie. Es wird ein neues Fenster Abrechnungsmengen aufgezogen, in dem nun positionsgenau abgerechnet wird. Bei dieser Methode arbeiten Sie direkt im LV. Tragen Sie abgerechnete Mengen für die Positionen ein. Im Leistungsverzeichnis werden die Mengen kumuliert, Sie erhalten mit jedem Abschlag die Summe der erbrachten Leistungen. Die alternative Erfassung und Abbildung von Teilleistungen pro Abschlagsrechnung wird später behandelt.
Mit der zweiten Methode wird nur die Summe der Abschlagsrechnung erfasst, ohne dabei positionsgenau abzurechnen. Eine positionsgenaue Abrechnung kann dann bei der Schlussrechnung erfolgen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Aufträge ohne vorher erstelltes Leistungsverzeichnis zu erfassen. In diesem Fall wird die Rechnung pauschal erfasst. Tragen Sie in das Feld geprüft den kumulierten Abrechnungsstand ein. Das Programm ermittelt die Abzüge für bereits bezahlte Abschläge.
In der Eingabemaske für Abschlagsrechnungen kann bei angehängtem LV der Abrechnungsstand aus dem LV abgerufen werden nachdem die Positionsmengen aktualisiert wurden. Um den Abrechnungsstand zu aktualisieren, wird die Schaltfläche mit der Hand betätigt. Für die Erfassung einer pauschalen Rechnung wird hier im Feld geprüft die aktuelle Gesamtrechnungssumme eingetragen. Das Programm ermittelt dann die zu zahlende Freigabe, sobald Sie mit der Tab-Taste in das nächste Feld wechseln.
Ist nur der Betrag der Abschlagsrechnung verfügbar, geben Sie diesen Wert anstelle der Gesamtrechnungssumme ein. Durch einen Mausklick auf das Plussymbol rechts neben dem Eingabefeld wird der aktuelle Abrechnungsstand durch Addition aller vorhandenen Abschläge gebildet. Die weitere Rechnungsbearbeitung erfolgt nun wie im ersten Fall.
Wurden in der nachfolgend beschriebenen Mengenprüfung Teilmengen einer Abschlagsrechnung erfasst (für jede Abschlagsrechnung wird nur die aktuell abzurechnende Leistung eingetragen und dieser AZ zugewiesen) kann über die Combobox hinter dem Feld geprüft die Abrechnungssumme dieser Abschlagsrechnung ermittelt werden.
Haben Sie für die Eingabefelder geprüft und Freigabe nur Bruttosummen parat, können Sie die Werte auch über das Kontextmenü in diesen Feldern umrechnen. Betätigen Sie hierzu die rechte Maustaste, während sich der Mauszeiger über den Eingabefeldern befindet.
Die weiteren Eingabefelder:
Nachlass: Wenn unter Auftragsbedingungen ein Nachlass angegeben wurde, rechnet das Programm hier den Betrag ab und bildet daraus die Abrechnungssumme.
Einbehalt: Wenn in den Auftragsbedingungen ein Einbehalt eingetragen wurde, zieht das Programm den Einbehalt nach VOB von der Abrechnungssumme ab.
Bereits geleistete Zahlungen: Hier werden alle bisher erfolgten Zahlungen abgezogen.
Sonderabzüge: Zum Schluss werden alle Sonderabzüge vom Rechnungsbetrag abgezogen. Nähere Erläuterungen dazu finden Sie unter dem Punkt Schlussrechnung.
Zu zahlender Betrag: Der ermittelte Zu Zahlende Betrag wird in das Feld Freigabe eingetragen. Sie können diesen Wert für Auf- oder Abrundungen der Zahlungsfreigabe auch manuell ändern.
laufende Nummer: Das Programm vergibt in diesem Feld eine fortlaufende Nummer für die Rechnungen und Abzüge innerhalb eines Auftrages. Über die lfd. Nummer wird u. a. die Sortierung der Einträge bestimmt. Um die Summe der schon geleisteten Zahlungen zu bestimmen, werden alle Rechnungen mit einer kleineren lfd. Nummer addiert. Sie sollten dieses Feld deshalb nicht ändern.
Freigabedatum: Voreingestellt ist das aktuelle Datum.
Rechnungsnummer: Hier wird die vom Auftragnehmer stammende Rechnungsnummer eingetragen
Skonto gezogen: Wurde in den Auftragsbedingungen ein Skonto eingetragen, können Sie hier angeben, ob für die aktuelle Rechnung Skonto gezogen wurde. Diese Eingabe kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. ASBwin bietet eine Ausgabeliste mit der Summe aller gezogenen Skontobeträge eines Projektes.
MwSt. in Prozent: Tragen Sie hier einen Wert ein, wenn dieser vom Auftragsmehrwertsteuersatz abweicht.
Notizfeld: Fügen Sie Anmerkungen und Vereinbarungen zur aktuellen Rechnung ein. Der Schalter Kommentar übernehmen bewirkt, dass Notizen aus der vorhergehenden Rechnung übernommen werden.
Druckvorlage: Mit der Combobox Druckvorlage wählen Sie das gewünschte Formular aus, mit dem Sie dann über die Schaltfläche Drucken die Zahlungsfreigabe als Textdokument erzeugen können.
Mit dem Schalter Druckvorlage bearbeiten lassen sich zusätzliche Formulare erzeugen und Ihren speziellen Vorgaben anpassen. Hierzu kann auch die Beschreibung unter Dokumentvorlagen erzeugen und anpassen gelesen werden.
Die Druckvorlagen sind Dokumente von Textverarbeitungsprogrammen wie z.B. Word, in die Variablen eingefügt werden können. Die Variablen werden dann beim Ausdruck der Zahlungsvorlage vom Programm durch gültige Werte ersetzt.