Eine weitaus mächtigere Suchfunktion stellt die sogenannte Abfrage dar. Betätigen Sie hierzu den Abfrageschalter in der oberen Schalterleiste. Es erscheint die Abfragemaske am Schirm. Hier können Sie nun verschiedene Suchkriterien eingeben und diese miteinander verbinden. Geben Sie z. B. als gesuchtes Gewerk Bauunternehmen ein. Sie können hierzu den Auswahlschalter hinter dem Eingabefeld benutzen. Geben Sie zusätzlich den Ort Hannover ein. Bei Starten der Abfrage mit dem Aktivierungsschalter (Glühlampe oben links) werden alle in Frage kommenden Adressen angezeigt.
Abfragefenster auf Bauunternehmen
Beim Anklicken der Adressen im Abfragefenster zeigt ASBwin automatisch die Adresse in der Haupttabelle im Hintergrund an. Durch Anklicken der Adresse im Hauptfenster wird die Abfragemaske ausgeblendet und Sie befinden sich wieder in der normalen Adressenmaske mit den Daten der gewünschten Adresse.
Vom Abfragefenster aus können Sie verschiedene Listen und Exportfunktionen aktivieren. Nachdem Sie über die Abfrage die gewünschten Adressen selektiert haben, betätigen Sie das Druckersymbol in der Schalterleiste. Daraufhin erscheint die Adressenliste mit Markierungen für die abgefragten Adressen.
Nachselektion von abgefragten Adressen vor Listenausgabe
Sie können jetzt einzelne Adressen herausnehmen, indem Sie die Markierung durch Anklicken mit der Maus löschen. Anschließend wählen Sie den Menüpunkt Listen, um die gewünschte Listenart zu aktivieren.
Die einzelnen Listenarten werden im Folgenden kurz beschrieben:
Serienbrief
Nach Auswahl dieser Funktion erscheint das Fenster zur Dokumentenauswahl. Tragen Sie die geforderten Daten ein und wählen Sie eine Dokumentenvorlage mit der Combobox aus. In der Dokumentenvorlage befinden sich Variablen für das Anschriftenfeld usw. ASBwin erzeugt anschließend für jede der zuvor ausgewählten Adressen einen fertigen Brief mit der Anschrift. Das Ergebnis kann direkt unter einer Textverarbeitung ausgedruckt werden. Diese Methode ist bei einer kleineren Anzahl von selektierten Adressen vorzuziehen, da sie schnell und einfach zu realisieren ist. Für eine größere Anzahl von Serienbriefen (ca. > 1000) sollten Sie eine Serienbriefdatei anlegen. Diese Funktion wird weiter unten beschrieben.
Adressenliste
Hier werden mehrere fertige Formate für die Adressausgabe vorgegeben.
Etiketten
Diese Liste erzeugt Etikettenlisten. Sie können unterschiedliche Etikettenformate bearbeiten. Hierzu wird ein Report- bzw. Listendesigner angeboten. Richten Sie sich die gewünschten Etikettenlisten mit den Adressdatenfeldern ein und wählen Sie später eine der Listen für den Ausdruck aus.
Etikettendesigner
Adressenliste in Zwischenablage
Mit dieser Funktion werden die Adressen in die Zwischenablage gelegt, um sie anschließend mit WinWord oder einem anderen Programm weiterzuverwenden.
An Tabellenkalkulation übergeben
Nach Aufruf dieser Funktion können Sie Datenfelder zur Übergabe auswählen und deren Reihenfolge bestimmen, um sie anschließend an eine externe Tabellenkalkulation wie z.B. Excel zu übergeben.
Als dBase-Datei exportieren
Auch hier wählen Sie zuerst die zu übernehmenden Adressdaten aus. ASBwin schreibt diese dann in eine dBase-Datei, von wo aus andere Programme darauf zugreifen können. Das Format dBase wird von den meisten Programmen im PC-Umfeld unterstützt. Bei der Übergabe an Windowsprogramme empfiehlt sich als zusätzliche Formateinstellung ANSI, bei DOS-Programmen sollten Sie ASCII markieren. Werden die Daten später wieder von ASBwin eingelesen, ist die Einstellung BDE -default vorzuziehen.